Einführung standardisierter, unternehmensübergreifender Berichterstattungsprozesse für The Kraft Heinz Company

Die Kraft Heinz Company ist auf der ganzen Welt als Hersteller von hochwertigen, leckeren und nahrhaften Lebensmitteln und Getränken bekannt und geschätzt. Als Weltkonzern mit 187 Tochtergesellschaften außerhalb der USA ist das Unternehmen zudem verpflichtet, zahlreiche Geschäftsberichte zu erstellen. 

Für den Leiter der Finanzberichterstattung, Luke Templeman, gehören die Berichterstattung, der Monatsabschluss und die Jahresabschlüsse der europäischen Holdinggesellschaften sowie die Betreuung der lokalen Jahresberichte für die Tochtergesellschaften im Nahen Osten und in Lateinamerika zu den Tätigkeiten, die ein Höchstmaß an Genauigkeit und Effizienz erfordern. Da es keinen Spielraum für Fehler gibt und die Präsentation der Geschäftsberichte in allen lokalen Jahresabschlüssen einheitlich sein muss, kam die Geschäftsführung zu einem Schluss: Für die Berichterstattung in den Tochtergesellschaften mussten standardisierte Prozesse eingeführt werden.

„Vor Workiva sahen unsere Jahresberichte alle unterschiedlich aus und enthielten auch unterschiedliche Anmerkungen“, so Templeman. „Beispielsweise erstellten wir verschiedene Einzelberichte für unsere diversen Abschlüsse nach UK-GAAP, wobei keiner von ihnen die gleiche Formatierung oder das gleiche Layout aufwies. Wir arbeiteten hart daran, die Datengenauigkeit und die Einhaltung lokaler Berichtsvorschriften sicherzustellen. Daher war es sowohl aus Sicht der Management Review als auch aus der der Berichtsteams ärgerlich, dass wir den verschiedenen Interessengruppen keine einheitlichen Berichte vorlegen konnten.“ 

Workiva wurde bereits in den US-amerikanischen Geschäftsbereichen der Kraft Heinz Company eingesetzt, wo Templeman und sein Vorgesetzter bereits gute Erfahrungen mit der Plattform gemacht hatten. Daher waren sie davon überzeugt, dass die Plattform eine Standardisierung ermöglichen sowie die Abläufe zur Vorbereitung und für das Management Review vereinfachen würde. 

When VPs ask me questions or flag anything for review, I’m confident in my responses and can get back to them quickly because I have oversight of all information.” —Luke Templeman, Financial Reporting Manager, The Kraft Heinz Company
 

Die Herausforderung

Die bisherigen Prozesse bei der Jahresberichterstattung der Kraft Heinz Company umfassten für Templeman zu viele manuelle und zeitaufwendige Arbeitsschritte. 

„Für jeden Jahresbericht arbeiteten wir mit mehreren Tabellenkalkulationen und fügten die Daten daraus dann in verschiedene Dokumente ein. Da an jedem Bericht viele Personen an verschiedenen Standorten beteiligt sind, brachte das einen hohen manuellen Arbeitsaufwand mit sich. So konnte es vorkommen, dass Daten aus Brasilien eingingen, dann Ergänzungen aus Dubai kamen und am Ende eine Reihe verschiedener Anpassungen vorgenommen werden mussten. Sobald wir neue Daten erhielten, mussten wir Tabellen kopieren und einfügen, alles noch einmal kontrollieren und den entsprechenden Text prüfen. Und wenn Änderungen notwendig waren, mussten diese in allen Tabellen und Dokumenten mühevoll und akribisch eingepflegt werden.“ 

Das Durchforsten dieser Fülle an Informationen und Dokumenten bereitete auch den Controllern und Führungskräften des Unternehmens erhebliche Schwierigkeiten bei der Berichtsprüfung.

„Sichtet ein Controller schier unzählige Jahresabschlüsse aus allen Teilen der Welt, kommen zwangsläufig einige Fragen auf. Immer wieder wurden wir gefragt: ‚Was haben Sie hier gemacht?‘ oder ‚Was ist das?‘ Da es kein standardisiertes Format für die Jahresberichte gab, mussten wir uns sozusagen in die für die Berichte Verantwortlichen hineinversetzen, um deren Vorgehensweise bei der Erstellung zu verstehen. Schließlich war es für mich sehr viel Arbeit, überhaupt herauszufinden, ob die von meinen Kollegen aus unseren Tochtergesellschaften bereitgestellten Daten auch wirklich korrekt waren.“  

Ein weiteres problematisches Element des Prüfprozesses war die Übersetzung.

„In Brasilien erfolgt die Prüfung auf Portugiesisch. In Chile auf Spanisch. In Frankreich auf Französisch. Jeder Bericht musste vor der Prüfung übersetzt werden, damit wir uns die Unterlagen gründlich durchlesen konnten. Es gab keine schnelle, einfache und sichere Möglichkeit, die Übersetzungen bereitzustellen.“ 

Einführung standardisierter und konsistenter Prozesse bei der Kraft Heinz Company

Durch den Einsatz der Workiva-Plattform konnte das Team viele Probleme bei der lokalen Einzelberichterstattung lösen. Doch für Templeman ist besonders bemerkenswert, wie das Hauptproblem – die fehlende Standardisierung – angegangen wurde.

„In einem Unternehmen unserer Größenordnung sollten die Berichtsprozesse nicht spontan ablaufen. Mit Workiva haben wir eine hervorragende Standardisierungslösung gefunden. Die Stunden, die ich früher mit der Datenformatierung verbracht habe, entfallen. Wenn ich jetzt eine Tabelle erstelle und formatiere, kann ich sicher sein, dass sie in allen Dokumenten einheitlich ist und professionell aussieht. Dadurch spare ich wirklich sehr viel Zeit.“ 

Auch hinsichtlich der Datenkonsistenz hat sich die Workiva-Plattform als außerordentlich nützlich erwiesen. 

„Dank der Verknüpfungsfunktionen von Workiva kann ich beim Aktualisieren oder Kopieren von Zahlen sicher sein, dass die Änderungen nach dem Drücken auf ‚Veröffentlichen‘ sofort in sämtlichen Jahresabschlüssen aktualisiert werden. Ich finde, das spart unglaublich viel Zeit. Das bedeutet auch, dass wir keine Zahlen mehr übersehen und die Berichte zur externen Prüfung mit einem besseren Gefühl einreichen können, weil die Daten einfach zuverlässiger sind.“ 

Die Plattform hat auch den Prüfprozess des Unternehmens verändert, indem sie es den Führungskräften erspart, sich durch Unmengen von Daten zu wühlen.

„Die Führungskräfte finden es sehr praktisch, die Jahresabschlüsse über die Plattform einzusehen. Sie sehen sich zwar nicht jedes kleinste Detail an, aber warum sollten sie auch? Sie benötigen lediglich einen Überblick über die Zahlen und wollen schnell einschätzen können, ob der Bericht im Ganzen Sinn ergibt. Mit der Workiva-Plattform gelingt ihnen das sehr gut. Kommen dann von irgendeiner Seite Rückfragen oder Anmerkungen auf, kann ich darauf schnell und guten Gewissens antworten, weil ich den Überblick über alle Informationen habe.“ 

Zur einfacheren Prüfung tragen auch die in die Plattform integrierten Übersetzungsfunktionen bei. 

„Die erzeugten Übersetzungen werden natürlich nie die gleiche Qualität erreichen, wie die eines Muttersprachlers. Aber im Prüfprozess hat das keine Priorität. Vorrangig geht es darum, schnelle Rückmeldungen von unseren Teams aus den nicht englischsprachigen Ländern zu erhalten. Das Übersetzungstool hat die Überprüfung erheblich erleichtert und uns nachweislich geholfen, dabei bessere Erkenntnisse zu gewinnen. Außerdem haben wir jetzt mehr Kontrolle über den gesamten Prozess und ein gutes Beispiel dafür, welche Vorteile eine höhere Standardisierung allen Beteiligten bringen kann.“ 

Darüber hinaus kommt der Plattform eine Schlüsselrolle bei der Einhaltung gesetzlicher Auflagen zu. Als die ESEF-Verordnung (European Single Electronic Filing) Anfang 2022 in Kraft trat, musste sich das Team keine Gedanken über das XBRL®-Tagging machen.

„Der Steuerberater atmete erleichtert auf, als er sah, wie in Workiva XBRL-Tags verwendet werden. Es war so intuitiv und unkompliziert!“   

Ihre Empfehlung? Auf den Prozess vertrauen 

Es sollte erwähnt werden, dass die Kraft Heinz Company in Europa erst seit kurzem mit Workiva arbeitet. Das bedeutet, dass die Umstellung von Tabellen und Dokumenten auf die Verwendung der Plattform für die Jahresberichterstattung noch im Gange ist. Einigen fällt die Umstellung jedoch nicht so leicht. Doch Templeman hat für andere multinationale Unternehmen einen guten Rat für die Einführungsphase.

„Wir sind ein äußerst innovatives Unternehmen und arbeiten mit hohem Tempo. Aber als Controller fragen wir uns natürlich, warum Veränderungen notwendig sind, wenn die Abschlussberichte in den Vorjahren doch pünktlich vorgelegt wurden. Wenn Sie noch zögern, empfehle ich Ihnen, sich einfach mit dem Tool vertraut zu machen. Verwenden Sie es. Gewöhnen Sie sich daran. So schaffen Sie es, sich die Plattform zu eigen zu machen, und letztendlich sicherer, bequemer und schneller zu arbeiten.“

Angesichts der ersten Erfolge, die Templeman mit der Plattform erzielt hat, und der Unterstützung durch Workiva, plant er nun, den Einsatz der Plattform innerhalb des Unternehmens auszuweiten. 

„Das Workiva-Team ist für uns immer wieder über sich hinausgewachsen. Unsere gute Zusammenarbeit wird sich auf dem Weg zu einer vollständigen Standardisierung in weiteren Regionen sicher bewähren.“

As work continues on that journey, Luke’s focused on his next goal: to help all of his colleagues to enjoy the same time savings that he’s experienced with the Workiva platform. 
 
“Using Workiva, my interim financial reporting took me about two to three hours to roll forward whereas, before, it could have taken me a day or two. It was very, very quick. As more people get comfortable with using the platform, we’re hoping that we’ll be able to gain back significant time.”