Alcon lehnt Status quo ab, erneuert sein internes Revisionsprogramm

Kontinuierliche Verbesserung ist für das interne Audit-Team bei Alcon, dem innovativen, weltweit tätigen Unternehmen für Augenpflegeprodukte, eine Lebenseinstellung.

When Novartis announced in 2018 that it wanted to spin off Alcon, it gave Alcon a rare opportunity to build its internal audit group from scratch, Global Head of Internal Audit Charles Silvey said. 

He used it as a chance to review internal audit solutions in the marketplace, including the Workiva connected reporting and compliance platform.

“I had that catalyst to be able to look and say, ‘Should I do something else?’ And once I did and looked at the tool, it was a no-brainer from my side,” Charles said.

Charles had previous experience using Workiva for Sarbanes-Oxley (SOX) compliance at another company.

He found that using the Workiva platform to connect data, people, and processes in the SOX process gave everyone better visibility into the status of key tasks.

“The biggest thing for me as the chief audit executive there was that I could call my SOX administrator and say, ‘Where are we on our testing?’ And within five minutes, I got a report that showed me we’re 80 percent complete on this, 60 percent complete on this, 30 percent complete on that. That was something that would have taken days if not weeks for people to come up with in the manual Excel and Word format that we had things in before.”

Workiva greatly simplifies both the SOX and internal audit processes with powerful features.

Real-time dashboards help teams manage evidence requests and track responses and approvals. For efficiency and consistency, users can link data across multiple instances and update all linked instances at once. 

For example, they can link information, such as scope details in an announcement letter, to the final report. An audit trail automatically captures a history of revisions, and teams can connect data to narrative.

Verwendung von Workiva für die Innenrevision — und mehr

Workiva formally released our internal audit solution in late 2018. Charles especially likes that it enables his team to:

• Vorlagen anzupassen und im Laufe der Zeit immer wieder zu aktualisieren

• Automatisch an die Erledigung von Aufgaben, z. B. die Aktualisierung von Unterlagen oder die Bereitstellung von Mustern, zu erinnern

• Die Plattform zur Vereinfachung der Berichterstattung an die Vorstandsebene und an die lokalen Teams zu verwenden

Anstatt dem CEO und dem CFO jede Beobachtung mitzuteilen, schickt das interne Auditteam von Alcon den Führungskräften einen Bericht auf höchster Ebene und eine Zusammenfassung der Management Letters, die es für die lokalen Teams vorbereitet hat. Die Führungskräfte können bei Bedarf weitere Details von den lokalen Teams anfordern.

„Eine der Herausforderungen für die Geschäftsleitung ist ein Zuviel an Informationen", so Charles. „Mit diesen beiden Berichten, dem Management Letter und dem Hauptbericht können wir die Informationen jetzt an die Personen weitergeben, die tatsächlich zur Verbesserung des Problems und des Prozesses beitragen können. Wir können innerhalb der Workiva-Plattform die Vorlagen für diese beiden Berichte erstellen." 

Im Wesentlichen können die Prüfer ihre Feststellungen bewerten und einstufen und dann die Berichtsvorlagen verwenden, um den Prozess der Aufnahme dieser Feststellungen in ein lokales Management Letter oder den Hauptbericht zu optimieren.

"The ability to get information that's valuable into the hands of the right people quickly is really one of those things that has always been a challenge for internal audit as long as I've ever done it," Charles said. "When you get to the final stage, there's always discussion, there's always tweaking, there are always edits, there are always changes, and the time from the announcement letter to the report in some cases can be three, four months."

Mit Workiva war die Zeit deutlich kürzer.

„Bei der ersten Prüfung hielt das Auditteam den Abschlussbericht in weniger als zwei Wochen in den Händen", so Charles. Die Ausgabe erfolgte zwei Tage später.

Linking data across multiple teams

Alcon is now using Workiva for internal audit as well as enterprise risk management (ERM) and financial reporting. It also started moving its SOX process management to Workiva.

„Diejenigen von uns, die Gruppen leiten, müssen bereit sein, zuzuhören und zu erfahren, dass es bessere Möglichkeiten und bessere Wege gibt, diese Dinge zu tun", so Charles, „und dann bereit sein, den Wandel voranzutreiben."

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