Lückenlose Transparenz: Konnektivität bringt Einzelberichterstattung bei FLEETCOR in Einklang

Lara Wilson has a busy job. As a financial controller for multinational company FLEETCOR, she heads up 12 entities designated within the United Kingdom. FLEETCOR is a global leader in B2B payments processing, facilitating billions of transactions across 100 countries. 

Die Verwaltung des Finanzwesens in einem globalen Unternehmen mit Matrixorganisation kostet viel Zeit und Geld. Neben der Überwachung der Jahresabschlussberichte musste sie sich auch mit manuellen Berichtsprotokollen befassen, was ihre Kapazitäten letztendlich erschöpfte. 

However, she was in good company because the firm’s U.S. operations had been using the Workiva platform for its SEC reporting. Connecting with the Workiva team gave her clarity into a possible new solution that could accelerate statutory reporting timeframes. “When we initially talked to Workiva and looked at the platform, it was really about saving some time,” said Lara. After partnering with the accounting and advisory firm Dixon Hughes Goodman LLP (DHG) and integrating Workiva into FLEETCOR’s reporting workflows last year, the reporting deadline crunch was eased, and Lara’s work life became a little roomier and simpler.  

Lange Berichte, wenig Zeit

Wilson betreut eine Mischung aus kleineren Handels- und Investmentfirmen sowie milliardenschweren Brennstoffhandelsgesellschaften. Die Zusammenstellung und Eingabe der gesetzlich vorgeschriebenen Daten war sehr arbeitsaufwendig, da Wilson und ihr Team mit Desktop-Systemen arbeiteten. Die Ressourcen für die Zusammenführung aller Daten für die Einzelberichterstattung waren knapp bemessen. Daher musste sie Kollegen aus anderen Teams abziehen, während sie gleichzeitig ihre täglichen Buchhaltungsaufgaben erledigten. Es dauerte acht bis neun Monate, bis die Unterlagen zum Jahresende eingereicht werden konnten. 

Viele Puzzleteile bis zum Gesamtbild

Angesichts der bisherigen ineffizienten Arbeitsweise erklärte Wilson: „Wir überlegten, wie wir den Prozess einfacher und mit weniger Benutzereingaben abwickeln könnten.“ 

Sie hatte bereits in einem Gespräch mit einem anderen Unternehmen von den Einsatzmöglichkeiten der Workiva-Lösung gehört, bevor sie erfuhr, dass FLEETCOR in den USA eine Partnerschaft mit der Plattform unterhält. Als sie sich daraufhin mit dem Vertriebsteam von Workiva in Verbindung setzte, erhielt sie weitere Informationen zu den Automatisierungs- und Konnektivitätsmöglichkeiten im Berichtswesen von FLEETCOR. 

„Die Automatisierung und die damit verbundenen Zeit- und Ressourceneinsparungen passten perfekt zu unseren Vorstellungen. Das Team unterstützte uns bei der Ausarbeitung eines Business Case, indem es die Umsetzungsmöglichkeiten vor Ort prüfte, dabei aber auch die Vorteile aus übergeordneter Sicht aufzeigte“, berichtete sie.  

Da sie von dem Konzept der Workiva-Plattform überzeugt war, stimmte sie sich mit der Controlling-Abteilung in den USA ab, um anschließend ein Pilotprogramm für ihren Zuständigkeitsbereich, d.h. für Großbritannien, zu organisieren. Als Nächstes benötigte sie einen Einblick in die strategischen Phasen bei der Integration in verschiedenen Geschäftseinheiten.

Doch um die vielen Puzzleteile zusammenzufügen, benötigte sie Unterstützung. Sie wandte sich an David Grant, Managing Director bei DHG, und bat ihn um Rat, da der Plan eine umfangreiche Skalierung über zwölf Geschäftseinheiten vorsah.

Als das Pilotprojekt anlief, hatte sie das erforderliche Handwerkszeug, David Grant als Berater und eine ganze Reihe von Unterstützern. Doch Lara Wilson brauchte jemanden, der in der Lage war, detaillierte Finanzanalysen zu erstellen. Das war der Moment, in dem Alison Golden, Commerical Finance Manager für Großbritannien bei FLEETCOR, ins Spiel kam. 

„Ich bin eigentlich nicht gerade auf Einzelberichterstattung spezialisiert“ , so Golden. „In den Gesprächen mit Workiva hat sich aber gezeigt, dass auch wir ihre Lösung einsetzen können ... Die Einbindung in diesen Prozess für die Einzelberichterstattung wäre für mich und meinen Bereich wirklich sehr hilfreich.“

Während sich Alison Golden auf die Datenzuordnung konzentrierte, sorgte Lara Wilson für die Ausarbeitung der endgültigen Jahresabschlussberichte. 

„In einem Rutsch“ statt langsam und beständig

Angesichts eines wichtigen Audits, das Wilson bevorstand, und Goldens täglichen Herausforderungen wurde schnell klar, dass eine stufenweise Migration die beste Strategie wäre. „Anfangs gab es zwölf Geschäftseinheiten bei den Banken. Wir haben schnell gemerkt, dass wir mit großem Einsatz bei der Sache sind, aber gleichzeitig immer noch versuchen, das Tagesgeschäft zu bewältigen. Doch anstatt aufzuhören und noch länger zu warten, verringerten wir den Umfang: Wir entschieden uns, das Projekt nur noch für sieben Einheiten durchzuführen.“  

Die ursprüngliche Strategie von Wilson, die Implementierung für alle Geschäftseinheiten „in einem Rutsch“ durchzuführen, liegt auf der einen Seite des möglichen Spektrums, während der letztendlich gewählte stufenweise Ansatz am anderen Ende liegt. Die Bereitstellung der Workiva-Plattform verlief in beiden Fällen erfolgreich, dennoch empfiehlt David Grant diese stufenweise durchzuführen.   

„Wenn man die Zeit für ein gestaffeltes Pilotprojekt hat, ist das eine gute Sache, denn es zeigen sich zunächst die Vorteile, die schnell die Belastung verringern. Es ist eine riesige Aufgabe, alle Regionen und alle Geschäftseinheiten gleichzeitig einzubeziehen – doch das ist gar nicht nötig. Die Abwicklung für einige Regionen ist einfach komplizierter als für andere. Es gibt keine Universallösung. Deshalb werden oft für unterschiedliche Regionen unterschiedliche Methoden angewendet, was ebenfalls hilfreich ist“, so Grant. 

Chris Brown, Principal bei DHG, unterstützt seine Kunden bei der Standardisierung und Zentralisierung ihrer Berichterstattungssysteme. Darüber hinaus hat er eine erfolgreiche Einführung mit beiden Ansätzen erlebt. Eine besondere Herausforderung gibt es jedoch für Unternehmen, die nach dem Shared-Services-Modell arbeiten, da für die letzten Schritte der Berichterstattung lokale Ressourcen und Kenntnisse der gesetzlichen Bestimmungen vor Ort erforderlich sind. 

„Wir unterstützen unsere Kunden bei der Standardisierung und Zentralisierung eines möglichst großen Anteils des gesetzlich vorgeschriebenen Prozesses und nutzen dann die Workiva-Lösung für die Einzelberichterstattung. Dies hat sich als erfolgreich erwiesen, da dadurch die letzten Schritte in der Buchhaltung zentralisiert werden konnten“, so Brown. 

Welleneffekt der vernetzten Berichterstattung

Das Bindeglied, das die Implementierungsstrategie von Wilson, das Know-how des Teams und die Berichterstattung der jeweiligen Geschäftseinheiten zusammenführte, war die Konnektivität, die eine lückenlose Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglichte. Dank der Synchronisierung über die Cloud war es möglich, dass Lara Wilson und Alison Golden die Geschäftsberichte getrennt durcharbeiteten, während diese von den Wirtschaftsprüfern durchleuchtet wurden. „Anstatt eine Datei auszudrucken oder eine PDF-Datei zu erstellen, um diese zur Durchsicht und Korrektur an die Prüfer zu schicken, lässt sich dies auch über die Workiva-Plattform erledigen“, erklärte Wilson.  

Ein zusätzlicher Effekt neben der Prozessoptimierung, die Wilson und ihrem Team zugutekommt, ist, dass nun auch Führungskräfte dank der Konnektivität Einblicke in den Berichterstattungsprozess erhalten. „Aus meinen früheren Erfahrungen als Führungskraft weiß ich, dass es immer eine kleine Informationslücke gab, was diese zentrale Transparenz betrifft. Die Lösung von Workiva bietet einen guten Überblick über den tatsächlichen Stand der Konten“, so Brown.  

Aufgrund seiner vorherigen Erfahrungen in der Kundenbetreuung erkannte Grant, dass die Konnektivitätsfunktionen der Workiva-Plattform mehr als nur eine Lösung für die Einzelberichterstattung sind. „Sie ermöglicht eine durchgängige Zusammenarbeit“, meinte Grant. „Viele kennen das: Man denkt, dass man die Buchführung abgeschlossen hat – mit all den gelungenen Abschlüssen und schönen Präsentationen. Und dann verlangt entweder die Steuerabteilung oder die Rechnungsprüfungsabteilung eine Änderung... und plötzlich müssen Sie 15 verschiedene Berichte und zwölf PowerPoint®-Präsentationen korrigieren. Mit der Lösung von Workiva ist das nicht mehr nötig.“

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