Renovierung der internen Revision und SOX-Compliance bei Cornerstone Building Brands: Einsparungen von über 1 Mio. US-Dollar

Cornerstone Building Brands (Cornerstone), der größte Hersteller von Produkten für den Außenbereich von Gewerbe- und Wohngebäuden in Nordamerika, ist aus der Fusion von NCI Building Systems und Ply Gem hervorgegangen und wächst weiterhin durch Übernahmen.

Wenn Organisationen fusionieren, um eine neue Einheit zu schaffen, werden Effizienzsteigerungen und redundante Funktionen genauestens geprüft. Für Nancy Jordan, VP of Internal Audit bei Cornerstone, war die Fusion auch die perfekte Gelegenheit, Workiva in die Risikofunktion der neuen Organisation einzubinden.

Eine beeindruckende Empfehlung

Nancy erhielt den ersten Hinweis auf Workiva von einer unwahrscheinlichen Quelle — von einem Mitglied ihres Prüfungsausschusses. Als Vorstandsmitglied und ehemaliger CFO eines Unternehmens, das Workiva nutzt, erkannte er das Potenzial der Plattform für Cornerstone, das zu dieser Zeit noch mit Hunderten von Microsoft® Excel- und Word-Dateien jonglierte.

Rückblickend auf die Situation wusste Nancy, dass Workiva die richtige Wahl war. „Das spricht für mich Bände, wenn ein Mitglied des Prüfungsausschusses zu mir kommt und sagt: Sie sollten sich Workiva wirklich ansehen", äußerte sie.

Nach der Einführung von Workiva konnte Nancy eine unglaubliche Effizienzsteigerung durch die Plattform feststellen. Sie erkannte schnell, dass diese Lösung der einzige Weg war, um zwei verschiedene Kontrollprogramme zu harmonisieren. Sie hatte weniger als 10 Monate Zeit, um ein neues, kombiniertes SOX-Programm vollständig zu implementieren — mit dokumentierten Prozessbeschreibungen, Walkthroughs und allen Kontrolltests.

Workiva: „Ein Wendepunkt" 

Vor Workiva war die Situation von Cornerstone bestenfalls komplex, so Nancy. Cornerstone ist in zwei Hälften unterteilt — Gewerbe und Wohnen — und enthält Elemente aus den Gewerbe- und Wohnkomponenten der Unternehmen vor dem Zusammenschluss.

„Selbst wenn es sich nur um die alte Gewerbekomponente handelt", sagte sie, „haben wir jedes Mal, wenn wir einen Test durchführten, Excel-Tabellen für 200 Kontrollen verwendet, und jede von ihnen hatte manchmal bis zu fünf Tests."

Insgesamt gab es etwa 2.500 verschiedene Excel-Dateien, über 25 Geschäftsbereiche, plus Zeiterfassung, plus Verwaltung gemeinsamer Laufwerke, plus Empfang und Versand jeder Datei per E-Mail. Und ihr achtköpfiges Team benötigte durchschnittlich 30 Stunden pro Kontrolle.

Das ist nur die eine Seite des Geschäfts.

„Ich wüsste nicht, was wir jetzt ohne Workiva machen würden", sagte Nancy. „Jetzt haben wir es geschafft, die Prozesse zu harmonisieren. Wir führen alle unsere PBCs, Walkthrough-Phasen und Ausfüllanfragen in Workiva durch. Alles, was wir haben, befindet sich in Workiva, und das hat für uns buchstäblich den Ausschlag gegeben."

Darüber hinaus werden die vierteljährlichen Fragebögen für die Unterzertifizierung und die Auslandsverkäufe in Workiva ausgefüllt. Das Feedback des Führungsteams war großartig. Sie haben gelobt, wie viel einfacher es für sie ist, nicht nur die Formulare auszufüllen, sondern auch Einblicke in den Support zu erhalten, die vorher nicht möglich waren, als diese noch manuell ausgeführt wurden.

Festigung einer effizienten externen Prüfungstätigkeit

Als Cornerstone gegründet wurde, trennten sich die beiden früheren Einheiten von ihren externen Wirtschaftsprüfern und beauftragten einen neuen. Nancy nutzte die Gelegenheit dieser neuen Partnerschaft, um die Fähigkeiten von Workiva zu nutzen und eine bessere Arbeitsbeziehung mit ihrem neuen externen Wirtschaftsprüfer aufzubauen.

Eine einfache Funktion von Workiva öffnete Cornerstone und ihrem externen Prüfer unglaubliche neue Türen: die Möglichkeit, über einen einzigen Punkt auf Hunderte von großen Tabellenkalkulationsdateien zuzugreifen.

„Können Sie sich vorstellen, diese Dateien elektronisch per E-Mail auszutauschen", fragte Nancy. „Das wäre einfach nicht möglich gewesen."

Abgesehen von der Benutzerfreundlichkeit reduzierte die Gewährung des Zugriffs auf die Workiva-Plattform für die externe Prüferin die Ad-hoc-Anfragen, die ihr Team erhielt — wo ist diese Datei, wurde diese Datei getestet usw. Die externe Prüferin hat außerdem Zugriff auf den PBC-Bericht, der den Status des Antrags enthält, sowie auf den vom Kontrollverantwortlichen bereitgestellten Support, der herunterladen werden kann.

„Während wir unsere Tests durchführen, können sie weitermachen und ihre Tests durchführen. Dann brauchen sie uns nicht zu belästigen", sagte Nancy. „Das ist viel effizienter, und die Prozessverantwortlichen sind viel zufriedener, weil sie ein System haben, auf das sie zurückgreifen können." 

„Enorme Effizienzgewinne" durch Zeit- und Geldersparnis

Angesichts der Komplexität des Compliance-Prozesses von Cornerstone — verschärft durch zahlreiche Geschäftseinheiten, Hunderte von Kontrollen und Abkopplungen von externen Parteien — war ein Großteil des SOX-Prozesses auf die Hilfe und Unterstützung von Beratern angewiesen.

Durch die Zeitersparnis, die Workiva während des gesamten Prozesses ermöglicht, haben sie diese Arbeit von externen SOX-Beratern übernommen und dabei eine Menge Geld gespart.

„Wir haben im GJ 2018 620.000 USD für Berater ausgegeben, die uns bei SOX helfen sollten. Im GJ 2019 habe ich 1,5 Millionen USD ausgegeben. Im GJ 2020, dem Jahr, in dem COVID-19 einschlug und sich das Leben, wie wir es kannten, änderte, gab ich nichts aus. Das konnten wir nur dank der Workiva-Lösung erreichen."

Neben den rein finanziellen Einsparungen durch den Einsatz von Workiva konnte das Team auch eine Zeitersparnis durch die Zeiterfassungsfunktionen der Plattform quantifizieren.

„Für das GJ 2019 haben wir etwa 30 Stunden pro manueller (Geschäftsprozess-) Kontrolle aufgewendet, was viel zu viel ist", so Nancy. „Ich freue mich, Ihnen mitteilen zu können, dass wir im GJ 2020 im Durchschnitt sieben Stunden pro Kontrolle verbracht haben, wobei fünf Geschäftsbereiche zum ersten Mal getestet haben. Auch hier sind enorme Effizienzgewinne innerhalb des Teams zu verzeichnen."

Helfen, einen guten Überblick zu erhalten

Im GJ 2020 hat das Team die SOX-Risikobewertung in Workiva umgesetzt und abgeschlossen. Dabei wurden unter Berücksichtigung der Wesentlichkeit über 20 verschiedene Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen mit Kontrollen abgebildet. Die Risikobewertung wurde mit den externen Rechnungsprüfern abgestimmt und es wurde ein Plan hinsichtlich dessen entwickelt, was für das GJ 2020 in Frage kommen würde.  

Die Entwicklung der Risikobewertung innerhalb von Workiva brachte vier Geschäftsbereiche ans Licht, die zuvor für bestimmte Kontrollen nicht in den Anwendungsbereich von SOX fielen. Nancy: „Das hat uns allen die Augen geöffnet, da man bisher davon ausgegangen war, dass sie unwesentlich sind."

Mit den vorhandenen Plänen kann das Team von Cornerstone das, was es in diesem Jahr erreicht hat, im nächsten Jahr wiederholen, so Nancy. 

„Das ist das Schöne an Workiva", sagte sie. „Jetzt, wo es eingerichtet ist und in Workiva steht, müssen wir nur noch die Finanzdaten eingeben, und es aktualisiert sich von selbst."

Und nicht nur ihr Team hat Notiz von ihr genommen — ihre harte Arbeit und ihr Einfluss auf das Endergebnis haben das Interesse der Cornerstone-Führungskräfte, einschließlich des CFO, geweckt.

„Er war begeistert", sagte Nancy über ihre Präsentation der Risikobewertung vor dem Finanzvorstand des Unternehmens. „Er war so beeindruckt, dass ich auch den Exekutivausschuss und alle Leiter der Geschäftsbereiche darüber informieren sollte. Wenn Sie die Präsentation den Leitern der Betriebseinheiten vorführen, dann verstehen sie es."

Und Nancy und ihr Team sind noch lange nicht am Ziel. Für das GJ 2021 1) werden vierteljährliche Kontrollzertifizierungen eingeführt, bei denen jeder Kontrollverantwortliche seine Kontrollen zertifizieren muss, 2) erhalten Prozessverantwortliche Aufgaben in Workiva, um Prozessbeschreibungen 2–3 Wochen vor den Prozessbegehungen zu überprüfen und zu aktualisieren, und 3) werden die Standard-PBCs, die im GJ 2020 erstellt wurden, als Teil der Rollforward-Funktion genutzt.

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