Endeavour: Workiva als Goldader der Berichterstattung

Die Gewinnung von Gold ist ein mühsamer Prozess, der Geduld, Geschick und Hingabe erfordert. Endeavour Mining sollte es wissen — es baut jedes Jahr Hunderttausende von Unzen Gold in Westafrika ab. 

Die Goldschürfer von Endeavour Mining verwenden keine Pfannen, um den Schlamm mühsam zu durchsuchen wie die Juwelenjäger von einst, aber ihr Buchhaltungsteam hatte Mitleid mit diesen Goldsuchern. Ihr Verfahren, bei dem sie Daten aus verschiedenen Dokumenten ankreuzen und verknüpfen und manuell für SEDAR-Berichte zusammenführen, hatte viel mit den antiquierten Verfahren der Vergangenheit gemein.

„Es war einfach unüberschaubar", sagte Dave Jackson, Vizepräsident und Group Controller bei Endeavour Mining. „Wir hatten so viele Versionen von so vielen Excel-Dateien. Und wegen der ganzen Offenlegungen hatten wir so viele verschiedene Kopien von verschiedenen Dokumenten, die miteinander übereinstimmen mussten. Es war also fast unmöglich, das zu schaffen."

Endeavour Mining ist ein weltweit tätiges Unternehmen mit Sitz in London, Großbritannien, und mit Beteiligungen in Kanada, Südafrika, Burkina Faso, Elfenbeinküste und anderen Ländern. Das Unternehmen hat in den letzten Jahren eine Reihe von Bergwerken erworben, was zu einem komplexen und sich ständig weiterentwickelnden Berichtszyklus führt, den die bisherigen Verfahren nicht bewältigen konnten.

Aufgrund des Umfangs der für die Berichterstattung erforderlichen Angaben und der Geschwindigkeit, mit der sich Dinge ändern können, benötigte Endeavour Mining eine flexible Lösung, die die Genauigkeit beibehält und mit dem sich ändernden Tempo der Geschäftstätigkeit Schritt halten kann.

Der Kanarienvogel in der Goldmine

Jana Smit, Managerin, Konzernberichterstattung, bei Endeavour Mining, hörte von Workiva und organisierte eine Vorführung. Am Ende der Sitzung wusste sie, dass Workiva ihre Probleme lösen könnte. 

„Workiva hat einfach eine Menge manueller Aufgaben eliminiert", sagte sie. „Ich glaube, in der Vergangenheit haben wir viel Zeit damit verbracht, dafür zu sorgen, dass die Zahlen und Berichte auf den neuesten Stand gebracht wurden. Wenn man Excel-Tabellen mit einem Word-Dokument verknüpfte, gingen die Verknüpfungen manchmal schief — alle Formate wurden einfach zerstört. Jetzt haben wir mehr Zeit, uns auf die Analyse der Informationen zu konzentrieren, die durch die Workiva-Plattform fließen."

„Um ehrlich zu sein, schien es ein Kinderspiel zu sein, als wir erkannten, was wir damit alles machen können und wie viel Zeit wir dadurch sparen", fügte Dave hinzu.

Workiva schuf mehr Zeit für die Analyse und ermöglichte es dem Team, die Überprüfungen in Verbindung mit ihren anspruchsvollen Zeitplänen stückweise durchzuführen. 

„Früher habe ich gewartet, bis die Finanzen fertig waren, und dann habe ich das ganze Dokument geprüft", sagte Dave. „Aber jetzt, wenn die Prüfung besagt, dass die Seiten fünf bis acht fertig sind, schaue ich mir nur noch diesen Abschnitt an, und das beschleunigt alles. Wir haben bei Endeavour so viel zu tun, und alle sind so beschäftigt, dass es sehr hilfreich ist, wenn ich mir 30 Minuten Zeit nehmen kann, um einen Abschnitt des Jahresabschlusses anzuschauen, von dem ich weiß, dass er fertig ist, damit alles rechtzeitig fertig wird." 

Alles, was glänzt

Durch die Beseitigung manueller Prozesse, die keinen Mehrwert schaffen, gewann Endeavour Mining Zeit und Ruhe.  

„Wir haben einfach viel mehr Vertrauen in alles, was wir tun. Vorher hatten wir immer die Befürchtung, dass wir etwas übersehen könnten", sagt Dave. „In der manuellen Excel-Datei genügt eine einzige falsche Formel, und man ist völlig aufgeschmissen."

Alle Daten an einem Ort zu haben, erleichtert auch die Aktualisierung, fügte Jana hinzu.

„Selbst für Kleinigkeiten, wie die Vorverlegung von Q4 auf Q1, müssen Sie nicht die gesamte Datei nach Daten durchgehen. Sie nehmen die Änderung nur an einer Stelle vor", sagte sie.

Manuelle Prozesse erhöhen das Fehlerpotenzial, ebenso wie ein verärgertes, übereiltes Rechnungslegungsteam. Workiva hat das Risiko von beidem verringert. 

„So wird die Frustration reduziert, würde ich sagen, und das ist der Schlüssel, wenn man sich in einem extrem stressigen Berichtszeitraum befindet", sagte Dave. „Selbst mit all den anderen Dingen, die Workiva kann, ist allein die Tatsache, dass es Ihnen Vertrauen in die Zahlen gibt und Ihrem Team hilft, andere Dinge zu tun, anstatt die verschiedenen Dokumenten zu prüfen, äußerst wertvoll."

Der Goldstandard

So wie ein Bergwerk eine vertrauenswürdige Infrastruktur und Unterstützung benötigt, um einen Einsturz zu verhindern, so benötigen auch Buchhaltungsteams eine vertrauenswürdige Plattform für die Berichterstattung. Für das Buchhaltungsteam von Endeavour Mining ist diese Plattform Workiva. 

„Workiva eliminiert den Zeitaufwand für manuelle Aufgaben, die keinen Mehrwert schaffen, erhöht die Automatisierung von Dateien und ist eine perfekte Plattform, um diese Ziele zu erreichen", so Jana. „Das hat uns in den letzten Quartalen viel Zeit gespart."