Fexco: Zeitersparnis von 1.000 Stunden in 12 Wochen mit Workiva

Fexco ist ein globales Finanztechnologieunternehmen, das Menschen und Unternehmen weltweit durch Innovationen im Devisen- und Zahlungsverkehr miteinander verbindet. 

Niamh Christie, Senior Group Accountant at Fexco, had recently joined the organisation and quickly realised the process to produce the statutory financial statements for more than 35 companies wasn’t scalable.

„Wir hatten einen sehr manuellen Prozess. Wir füllten alte Dokumente auf der Grundlage von mehr als 35 Dateien mit unterschiedlicher Formatierung für jedes Unternehmen und jede Datei. Dies führte zu vielen Unstimmigkeiten in den ersten Entwürfen, und wir verschwendeten so viel Zeit mit der Formatierung von Dokumenten und der Überprüfung von Fehlern, anstatt uns auf den Inhalt des Jahresabschlusses zu konzentrieren", sagte Niamh.

Wie viele Finanzteams für Berichtspflichten muss sich auch Fexco mit Änderungen der Vorschriften und der Umsetzung neuer Standards befassen. Die Art und Weise, wie dieser Prozess gehandhabt wurde, war jedoch unhaltbar.

„Wenn wir eine Änderung aufgrund einer neuen Vorschrift oder eines neuen Rechnungslegungsstandards einführten, mussten wir sie manuell in mehr als 35 Jahresabschlüssen umsetzen. Das war zeitaufwändig und lenkte uns davon ab, uns auf die tatsächlichen Auswirkungen dieser neuen Normen zu konzentrieren oder darauf, wie wir den Übergang bewältigen wollten", sagte sie.

Ermittlung des besten Ansatzes

Niamh und das Fexco-Controllerteam wussten, dass es Zeit für eine Veränderung war. Im Mai 2019 begannen sie mit einer Überprüfung der Prozessschritte, Arbeitsabläufe und internen Kontrollen bei der Erstellung und Prüfung ihrer gesetzlich vorgeschriebenen Abschlüsse. 

In total, Fexco spent six months surveying and documenting their end-to-end processes to identify overlap and gaps before embarking on the future state design and deployment. This allowed the teams to challenge and enhance what they had initially thought to be the best approach.

Finding the right platform

Bis zum dritten Quartal 2019 hatte Fexco eine gründliche Überprüfung der Lücken zwischen den aktuellen und zukünftigen Prozessen, Schlüsselrisiken, internen Kontrollen und IFRS-Anforderungen abgeschlossen. Das Team machte sich auf die Suche nach einer Lösung.

„Workiva kam zu uns, um uns ihre Plattform vorzuführen, und wir waren sofort überzeugt, dass dies die richtige Plattform für uns ist. Workiva hat alle Lücken geschlossen, die wir in unserem bestehenden Prozess identifiziert hatten, und es hatte Fähigkeiten, die weit über alles hinausgingen, was wir in anderen Systemen gesehen hatten", so Niamh. 

„Wir hatten das Gefühl, dass es das perfekte System wäre, um alle Ungereimtheiten zu beseitigen, unsere Bedenken hinsichtlich der Genauigkeit auszuräumen und unsere Datenerfassung aus verschiedenen Quellen zu rationalisieren, sodass wir sie in einer Weise zusammenstellen konnten, die die Jahresabschlüsse viel transparenter machte", sagte sie.

Durchgängiger, zentralisierter Prozess

Fexco hat ein ehrgeiziges Projekt in Angriff genommen, um die Erstellung des Jahresabschlusses mit Workiva in die Cloud zu verlagern, und zwar über einen vernetzten, durchgängigen Prozess, der zentral von der Buchhaltungsabteilung verwaltet wird.

„Während der Umsetzung brachte das Workiva-Team Dinge auf den Tisch, an die ich nie gedacht hätte. Sie waren ein äußerst wertvoller Geschäftspartner", so Niamh. „Es handelte sich nicht um einen Systemanbieter, der nichts mit der Welt der IFRS oder der Jahresabschlüsse zu tun hatte. Sie verfügten über eine Fülle von Kenntnissen und waren in der Lage, mit uns zusammenzuarbeiten, indem sie all das nutzten, was sie bei der Arbeit mit Unternehmen weltweit gelernt hatten."

Fexco’s connected process with Workiva now offered the following capabilities:

• Daten werden von ERPs erfasst und über systemunabhängige Verbindungen in angeschlossenen Blättern zentralisiert
• Berichte zwischen Konzern- und Tochtergesellschaften sind über eine einzige Datenquelle verbunden
• Daten und Berichte sind miteinander verknüpft und werden von den Teams für Controlling, Steuern und Rechnungsprüfung gemeinsam genutzt
• Die Zusammenarbeit im Team wird durch aufgabenbasierte Überprüfungen und rollenbasierten Zugriff unterstützt
• Permissions controls are used to manage last-minute changes and document changes
• Version control audit trails are enhanced to aid audit requests and revision history

Im dritten Quartal 2019 hat Fexco damit begonnen, seine gesetzlich vorgeschriebenen Jahresabschlüsse mit Workiva zu erstellen. Der gesetzlich vorgeschriebene Jahresabschluss 2019 wurde innerhalb von neun Arbeitstagen nach Abschluss des Rechnungsjahres im Entwurf veröffentlicht und kann nun geprüft werden.

Ergebnisse

Nach der Umstellung auf die integrierte Workiva-Plattform, konnte Fexco eine Verbesserung der Effizienz seiner Mitarbeiter, eine höhere Arbeitszufriedenheit und ein größeres Vertrauen in die gesetzlichen Jahresabschlüsse feststellen.

1.000 eingesparte Stunden in 12 Wochen

Über einen Zeitraum von 12 Wochen hat Fexco schätzungsweise 1.000 Stunden eingespart, davon 500 Stunden für das Team für Berichtspflichten und etwa 15 Stunden für jeden der Buchhalter der mehr als 35 Unternehmen.

„Es ist schockierend, wenn wir daran zurückdenken. Wir haben einfach nur Änderungen vorgenommen und dann Arbeit wiederholt, die bereits erledigt war — es hat also keinen Mehrwert gebracht", so Niamh. „Wir stellen fest, dass es sich nicht nur um eine einfache Stundenersparnis handelt, sondern dass die Mitarbeiter diese Zeit nutzen, um einen echten Mehrwert für den gesetzlich vorgeschriebenen Rechnungslegungsprozess zu schaffen."

Plus, time saved by the team allowed them to focus on business process enhancements and the group-wide implementation of IFRS 16.

'This year we are transitioning to IFRS 16, which has been a huge body of work. It means that almost full time one member of our team has been able to focus on this for the past six weeks, where she would previously have been very much embedded in the financial statement preparation', she said.

Seit der Nutzung von Workiva ist das Fexco-Team nicht nur in der Lage, sich auf wertschöpfende Aktivitäten zu konzentrieren, sondern es beobachtet auch eine bessere Zusammenarbeit und verbesserte Arbeitsbeziehungen zwischen den funktionalen Teams.

„Mit Workiva arbeite ich wirklich mit allen Buchhaltern des Unternehmens zusammen. Ich bin Problemlöser. Ich erleichtere das Leben der anderen und mein eigenes Leben", sagte sie.

Gestiegenes Vertrauen

Datentransparenz ist für Fexco sehr wichtig, und die verbesserte Verknüpfung von Daten und Berichten erhöht die Zuverlässigkeit und Relevanz ihrer Jahresabschlüsse.

„Mit Workiva werden wir den Daten aus unserem ERP-System mehr Vertrauen schenken können, weil wir in der Lage sind, sie auf Gruppenebene zu verstehen und transparent zu machen", so Niamh. „Im Hinblick auf die Rechenschaftspflicht gegenüber unseren Stakeholdern, unseren Aktionären und den Banken, schätzen wir die Transparenz, die Workiva uns jetzt bietet."

Größere Arbeitszufriedenheit

Seit der Umstellung auf Workiva hat Niamh festgestellt, dass Fexco die Fähigkeiten und Erfahrungen seiner Teammitglieder besser nutzen kann, was die Arbeitszufriedenheit deutlich erhöht.

„Die Textverarbeitung verschafft Ihnen keine Arbeitszufriedenheit, und die Talente Ihres Teams werden nicht genutzt. Wenn man sich jedoch die Zeit nimmt und eine Plattform wie Workiva einführt, kann ich bezeugen, dass die Menschen mit ihrer Arbeit zufriedener werden und zweitens ihre Fähigkeiten auf einem höheren Niveau als nur in der Textverarbeitung einsetzen können", sagte Niamh.

„Workiva hat meine Arbeitszufriedenheit erhöht. Das ist unvorstellbar. Ich liebe es einfach, mit der Plattform zu arbeiten. Sie denkt, wie ich denke, sie ist so intuitiv und eröffnet mir Möglichkeiten, mehr zu lernen und mich mehr zu engagieren", sagte sie. „Ich würde Workiva jedem Unternehmen wärmstens empfehlen."