Als Erster im Ziel: Erfolgreiche Einreichung des ersten Jahresberichts von JDE Peet’s – dank Workiva

Die beiden Kaffeegiganten Jacobs Douwe Egberts und Peet's Coffee wurden 2019 zu JDE Peet's zusammengeführt: dem weltweit größten Kaffee- und Teehersteller. Das Jahr 2019 war schon sehr erfolgreich, doch 2020 übertraf alle Erwartungen.

Obwohl es für viele Unternehmen ein schwieriges Jahr war, floss der Kaffee von JDE Peet's so gut, dass sich der Konzern an der Euronext Amsterdam listen lies.

Schon einen Tag nach dem erfolgreichen Börsengang im Mai 2020 traf sich das bereichsübergreifende Team in einem virtuellen Meeting mit Workiva, um die Einreichung des ersten Berichts im European Single Electronic Format (ESEF) vorzubereiten. Das Mandat der Europäischen Wertpapier- und Marktaufsichtsbehörde, kurz ESMA (European Securities and Markets Authority), tritt in den Niederlanden zwar erst 2022 in Kraft, aber das Team hatte sich zum Ziel gesetzt, hier eine Vorreiterrolle einzunehmen.

Die Vorbereitungen des Unternehmens haben sich gelohnt – nicht zuletzt dank der digitalen Kollaborationstools von Workiva, mit denen die Teams auch während weltweiter Lockdowns in Kontakt bleiben konnten. Der erste ESEF-Bericht erfüllte nicht nur alle Anforderungen, sondern lag auch früher vor, als gesetzlich vorgegeben.

Das Team von Mikko Kansen war für die Erstellung der Finanzberichte aus den einzelnen Unternehmensbereichen verantwortlich, die den Großteil des über 200 Seiten starken Jahresberichts ausmachten. Doch obwohl das Team die regulären Monatsberichte bewältigen und gleichzeitig die pandemiebedingten Kommunikationsbarrieren überwinden musste und das Unternehmen nach dem Börsengang im Fokus der Finanzwelt stand, war das Team entschlossen, den Bericht früher als geplant einzureichen.

Die Herausforderung

Vor der Einführung von Workiva nutzte das Team von JDE Peet's für die Datenverwaltung ausschließlich Word^®- und Excel^®-Dateien. Dabei kam es häufig vor, dass es bis zu 17 Versionen einer Datei gab. So war es kaum möglich, die Konsistenz der Daten sicherzustellen, wodurch das Team Stunden mit der Überprüfung und dem Abgleich der Dateien zubrachte. Angesichts der kürzlichen Zusammenführung und dem Börsengang ihres Unternehmens war ihnen bewusst, dass sie mehr Berichtspakete sowie Unmengen neuer Daten und Bestimmungen zu bewältigen hatten und zusätzliche Genehmigungsrunden erforderlich sein würden. Es war offensichtlich, dass dies nur mit einer Umstrukturierung ihrer Berichtsprozesse gelingen würde.

Laut Kansen barg ihr bisheriger Prozess zu viele Risiken. „Die Versionskontrolle war für uns ein großes Problem, ebenso wie die Erstellung von Jahresabschlüssen in Word, die zugegebenermaßen nicht sehr übersichtlich sind. Es war mühsam und zeitraubend, sicherzustellen, dass die Berechnungen korrekt waren und die Zahlen an bestimmten Stellen gerundet wurden. Das Gleiche gilt für die Verknüpfung und Anpassung von Zahlen aus den Hauptjahresabschlüssen an die Angaben in den Offenlegungshinweisen. Früher mussten wir Dokumente ausdrucken und auf Papier arbeiten. Das funktionierte nicht und würde für ESEF auch nicht funktionieren.“

Seit 2019 nutzt JDE Peet's die Workiva-Plattform zur Erstellung der Jahresabschlüsse. Dadurch wurden die Probleme mit den inkonsistenten Daten und der Versionskontrolle gelöst.

Als sich das Unternehmen dann an der Börse notieren ließ, ergaben sich neue Herausforderungen. Kansen war klar, dass JDE Peet's früher oder später die ESEF-Anforderungen erfüllen musste. Daher setzte er sich dafür ein, damit einhergehende Probleme frühzeitig zu erkennen und zu lösen. Zunächst einmal gab es technische Herausforderungen in Bezug auf die ESEF-Compliance: Der Abschlussbericht musste im XHTML-Format vorliegen und über ein XBRL-Tagging verfügen, wobei die Aussagekraft aller Tags sichergestellt werden musste. Darüber hinaus ergaben sich durch die Zusammenführung weitere Probleme, die es zu lösen galt. Das Team von JDE Peet's musste die Berichtspakete aus verschiedenen Systemen zusammenführen und eine „Single Source of Truth“, also eine einzige zuverlässige Datenquelle, festlegen.

Nachdem er gesehen hatte, wie die Plattform die Arbeit vereinfacht, Risiken reduziert, die Effizienz erhöht und die Transparenz verbessert, entschied Kansen, die Workiva-Plattform auch für den ersten ESEF-Bericht von JDE Peet's einzusetzen. „Die Plattform ist wirklich sehr benutzerfreundlich. Die Vorteile für das Team lagen auf der Hand. Dabei ähnelt die Funktionsweise der anderer Programme wie Word und Excel, mit denen wir vertraut sind, jedoch mit einem entscheidenden Unterschied: Es gibt nur eine zentrale Datenquelle.“

Die neuen komplexen Probleme verlangten nach einer einfachen Lösung

Mit Blick auf die besonderen technischen Anforderungen des Unternehmens arbeitete das Customer Success-Team von Workiva mit JDE Peet's und dessen Partner für Managed Services zusammen, um die reibungslose Implementierung der ESEF-Lösung von Workiva zu ermöglichen.

Das Team führte alle Berichtspakete – auch aus älteren Systemen – einfach in einem zentralen Arbeitsbereich zusammen und sorgte dafür, dass alle Geschäftszahlen automatisch in der richtigen Währung angezeigt wurden. Mit Workiva als zentralem Arbeitsbereich für die Berichterstellung ließen sich alle Daten mit sämtlichen Dokumenten verknüpfen, sodass die Konsistenz sichergestellt war.

Mikko Kansen erklärt, wie sie die Workiva-Plattform dabei unterstützt hat. „Früher mussten wir für jeden Prozess die Excel-Dateien manuell aktualisieren. Bei der Workiva-Plattform laden wir einfach die Dateien hoch, und alles wird automatisch verknüpft. Jetzt können wir sicher sein, dass eine Zahl überall aufgerundet wird, wenn wir sie in einem Dokument aufrunden – angefangen bei unseren Jahresabschlüssen bis hin zu Pressemitteilungen. Durch die Automatisierungsfunktionen der Plattform sparen wir viel Zeit und vermeiden eine Menge Fehler. Jede Änderung der Berichtspakete dauert nur wenige Minuten. Vorher hätten wir dafür Stunden benötigt.“

Darüber hinaus richtete das Customer Success-Team gemeinsam mit JDE Peet's das XBRL-Tagging ein. „Dank ihrer Schulung wussten wir genau, wie es funktioniert und was wir tun mussten. Außerdem unterstützten sie uns bei der Erstellung der ersten Version und achteten darauf, dass alle Begriffe richtig getaggt wurden.“ Und da die Konvertierung in das XHTML-Format mit der Workiva-Plattform so einfach ist, konnte JDE Peet's seinen Bericht in derselben zentralen Umgebung erstellen und migrieren. Durch den Wechsel wurden die Risiken gesenkt, die Erfüllung der Anforderungen sichergestellt und die Arbeitsabläufe für alle erleichtert, die am Berichtsprozess beteiligt sind. 

Der Schlüssel heißt Konsistenz

Durch den Einsatz von Workiva zur Unterstützung des gesamten Berichtsprozesses ist JDE Peet's nun in der Lage, die Daten aller Dokumente miteinander zu verknüpfen, um die Konsistenz zu gewährleisten, die Zusammenarbeit zu vereinfachen, die XBRL-Tagging-Anforderungen sicher zu erfüllen und eine umfassende Compliance und Zuverlässigkeit der Daten zu erreichen.

Dabei ist es diese Zuverlässigkeit, die für Kansen ausschlaggebend ist. „Es ist ein gutes Gefühl, dass wir unseren ersten Bericht schon früh eingereicht haben. Nächstes Jahr wird der Vorgang ein Spaziergang sein. Wenn es keine wesentlichen Änderungen in unseren Hauptjahresabschlüssen gibt, werden wir wohl nicht mehr als eine Stunde brauchen, um die Anforderungen des ESEF-Mandats zu erfüllen.“

Wenn Sie sich auf Ihren ersten ESEF-Bericht vorbereiten und Ihren gesamten Berichtsprozess zukunftssicher gestalten wollen, bietet Ihnen Workiva die auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Unterstützung.

Zum Abschluss gibt Ihnen Kansen folgenden Ratschlag mit auf den Weg: „Bei uns lief alles reibungslos, weil wir uns frühzeitig darauf vorbereitet haben. Hätte ich die Möglichkeit etwas anders zu machen, dann würde ich auch den Wirtschaftsprüfer frühzeitig einbeziehen. Wenn Sie das tun und mit einer Plattform wie Workiva arbeiten, ist die Erstellung von ESEF-Berichten nicht sehr kompliziert.“