Wie Orion die Kontrolle über ihre SEC-Berichterstattung erlangte

Orion Engineered Carbons ist ein Premiumanbieter von Industrieruß mit mehr als 150 Jahren Erfahrung. Smartphones. Reifen. Druckfarben. Das sind nur einige der Produkte, bei denen Industrieruß zum Einsatz kommt, um das Design zu verbessern und die Leistung zu optimieren. 

André Schulze Isfort, Chief Accounting Officer von Orion, und sein Team in Köln sind für die SEC-Berichterstattung des Unternehmens verantwortlich. Hier ist ein Überblick darüber, wie sie die Workiva-Plattform nutzen, um Zeit zu sparen, die Zusammenarbeit zu verbessern und mehr Kontrolle und Transparenz in den Berichterstattungsprozess zu bringen.

Vernetzte Teams, Berichte und Daten

Da das Buchhaltungsteam in Deutschland ansässig ist und mit einer Reihe anderer Teams zusammenarbeiten muss – unter anderem mit Kollegen in den USA, dem Steuerteam, externen Wirtschaftsprüfern, externen SEC-Beratern und den Investor Relations – ist es für Orion ein großer Vorteil, alle Beteiligten auf einer Plattform zusammenzubringen.

„Es ist einfach großartig, dass alle gleichzeitig an verschiedenen Dokumenten arbeiten können. Man muss nicht darauf warten, dass ein Abschnitt fertiggestellt wurde. Der gesamte Prozess ist viel kooperativer“, so André. 

Die Plattform ist jederzeit und von jedem Ort der Welt aus zugänglich, sodass das Team Dokumente erstellen, aktualisieren und überarbeiten kann.

„Als wir aus der Ferne gearbeitet haben (zum Beispiel während des jüngsten Corona-Lockdowns), war ich sehr froh, dass wir uns auf diese Form der Zusammenarbeit verlassen konnten. So ließ sich der gesamte Berichterstattungsprozess viel besser koordinieren“, sagte er.

Manuelle Prozesse wurden überflüssig

Orion wollte dafür sorgen, dass die manuellen Prozesse entfallen, die zuvor eine große Rolle bei der Erstellung der Berichte gespielt hatten. In der Vergangenheit wurden die Daten in externen Tabellen gepflegt. Sie wurden bei jeder Änderung manuell aktualisiert und anschließend kopiert und in die Berichte eingefügt. Diese Vorgehensweise war ineffizient und erforderte zusätzliche Überprüfungsschritte.

Jetzt sind die Berichte von Orion an eine einzige Datenquelle angebunden, die mit verschiedenen Elementen in den Dokumenten und Tabellen verknüpft sind. Bei einer Aktualisierung der Daten werden diese automatisch in die einzelnen Berichte übertragen, damit alle Elemente konsistent und aktuell sind.

„Unser Integrationsniveau ist inzwischen ziemlich hoch“, erklärte André. „Mit einem Klick können wir alle Daten synchronisieren, sodass alles auf dem neuesten Stand ist. Das ist eine enorme Verbesserung.“

Mit Workiva kann Orion zum einen durch die Verknüpfung der Daten Risiken begrenzen. Zum anderen kann die Produktivität verbessert werden, weil die Teams sowohl direkt als auch indirekt weniger Zeit für den Berichterstattungsprozess aufbringen müssen.

„Wir sparen Zeit auf allen Ebenen – auch innerhalb meines eigenen Teams sowie mit externen Stakeholdern und unseren Prüfern“, bemerkte er.

Bessere Kommunikation

Am häufigsten nutzt Orion die Kommentarfunktion in der Workiva-Plattform. Kollegen in Deutschland und den USA sowie externe Berater und Prüfer geben auf der Plattform Feedback. Alle können in Echtzeit antworten, unabhängig von ihrem Aufenthaltsort. Das hat wesentlich zur Verbesserung der Interaktion zwischen diesen Stakeholdern beigetragen.

„Bei der Kommentarfunktion spielt es keine Rolle, wo sich jemand aufhält, denn selbst wenn ich mit meinen Kollegen in den USA chatte, fühlt es sich so an, als würden sie im Büro direkt nebenan arbeiten“, so André. „Unsere Prüfer haben nur Lesezugriff, damit sie die Daten einsehen und uns Fragen stellen oder Probleme aufzeigen können. Da sich alles auf einer Plattform befindet und alle Beteiligten zusammenarbeiten, brauchen sie weniger Zeit, um die aktuellsten Berichtsentwürfe auszutauschen und zu vergleichen. So können sie sich auf die wirklich wichtigen Prüfungsarbeiten konzentrieren.“

Volle Kontrolle

In der Vergangenheit hat Orion mit traditionellen Sicherheitsdruckereien zusammengearbeitet. Allerdings war dieser Prozess manuell, ineffizient, kostenaufwendig und nicht flexibel genug. Er erforderte ein langes Hin und Her per E-Mail, und das Team musste handschriftliche Kommentare entziffern. Das kostete Zeit.

„Mit Workiva sind wir ganz und gar unabhängig und haben die volle Kontrolle über den Prozess. Wir können alles intern erledigen. Dadurch haben wir viele externe Kosten gespart. Man ist selbst Herr des Prozesses – von der Erfassung bis zum Bericht.“

Außerdem muss Orion nicht befürchten, dass jemand an einer veralteten Version Änderungen vornimmt. Orion kann auch die Verlaufsfunktion oder die Funktion zum Vergleichen verschiedener Versionen der Berichte nutzen.

„Wenn wir noch kurz vor der Einreichung eine Änderung an der Bilanz vornehmen müssen, können wir das sofort und bedenkenlos tun“, sagte André. 

Verlässliche Daten

Für Orion ist es wichtig, auf die Verlässlichkeit und Belastbarkeit ihrer Daten vertrauen zu können, und die optimierte Verknüpfung hat die Zuverlässigkeit der Berichte erhöht.

„Dank Workiva sind unsere Daten nun noch viel transparenter und verlässlicher. Die Konsistenz und Integrität der Daten ist in allen Berichten gewährleistet. Für uns ist das ein entscheidender Vorteil“, erklärte André. „Wir schätzen es sehr, mit Workiva zu arbeiten. Die Plattform ist einfach hervorragend.“