Orion: Mit SOX-Compliance-Programm zum Erfolg

Das SOX-Compliance-Programm von Orion Engineered Carbons stützte sich früher auf Desktop-Dokumente und Tabellenkalkulationen, die über E-Mails oder USB-Sticks ausgetauscht wurden. Dieser Prozess war jedoch nicht transparent, schwierig zu verwalten und zeitaufwändig.

Außerdem war es für Udo Burger, Manager Business Process Controls in Köln, eine Herausforderung, mit seinen Kollegen im asiatisch-pazifischen Raum und in Nordamerika zusammenzuarbeiten.

"Es war ein totaler Albtraum, die SOX-Dokumente auf dem neuesten Stand zu halten", sagte Udo. „Wir müssen rund um die Uhr mit Kollegen zusammenarbeiten, aber unser alter Prozess war so kompliziert und zeitaufwändig. Ich war mir bewusst, dass unser SEC-Berichtsteam mit Workiva erfolgreich war, und wusste, dass es Zeit für uns war, auch den Wechsel vorzunehmen. “

Großer Schritt vorwärts

Mit Workiva kann Orion sein gesamtes SOX-Compliance-Programm an einem zentralen Ort verwalten. Durch die Zusammenführung der mehr als 120 am SOX-Prozess beteiligten Personen in einer einzigen Cloud-Plattform kann Orion die Sichtbarkeit erhöhen und den Wert verbessern.

"Es war ein großer Schritt vorwärts für uns, alle unsere Dokumente an einem Ort zu haben", sagte Udo. „Mit Workiva wissen wir, dass alles am richtigen Ort ist, dass die Dokumentation jederzeit und von überall auf der Welt abgerufen werden kann und wir immer die aktuellsten Versionen haben.“

Da alle auf einer Plattform zusammenarbeiten, ist nicht nur der gesamte Prozess viel transparenter, sondern Udo konnte auch Zeit sparen, die sie für Arbeiten einsetzen können, die einen Unterschied machen.

„Jetzt können wir die Testergebnisse genauer analysieren. Wir haben die Zeit, genauer zu untersuchen, was die Probleme wirklich sind, und dann zu sehen, wie wir sie beheben können “, sagte er.

Da das Team in Deutschland eng mit seinen Kollegen in den USA, Brasilien, China und Korea zusammenarbeiten muss, ist die Workiva-Plattform der Schlüssel für eine effektivere Zusammenarbeit des SOX-Teams.

"Die Kommentarfunktion und die Möglichkeit, Aufgaben anderen Kollegen zuzuweisen, eignen sich hervorragend für die Zusammenarbeit", sagte er.

Sofortige Sichtbarkeit

Das Orion-Team nutzt die Workiva-Plattform, um während des gesamten Testprozesses an Kontrollen, Risikobewertungen und vielem mehr zusammenzuarbeiten.

„Es ist viel besser, den Testprozess auf einer Plattform zu verwalten. Wir sind in der Lage, den Status unserer SOX-Tests zu verfolgen, und wir haben alle Ergebnisse an einem Ort - es ist perfekt “, sagte Udo. "Es ist auch großartig, unsere Risiko- und Kontrollmatrix mit unseren Erzählungen und Flussdiagrammen zu verknüpfen."

Darüber hinaus bietet die Berichts- und Dashboard-Funktion Orion eine übergreifende Ansicht des Status ihres SOX-Programms.

„Die Dashboards und Berichte sind großartig! Wir mussten keine Zeit damit verbringen, diese anzupassen, sodass wir sofort mit ihnen arbeiten konnten “, sagte Udo. "Und es gibt eine Vielzahl unterschiedlicher Berichte und benutzerfreundlicher Filter, sodass wir die Flexibilität haben, die Daten nach Bedarf zu schneiden und zu würfeln."

Einen Unterschied machen

Orion hat einen engagierten Customer Success Manager von Workiva, der mit ihnen zusammenarbeitet, um sicherzustellen, dass sie ihre Ziele erreichen und die Nutzung der Plattform optimieren.

"Der Kundenservice und Support ist hervorragend", sagte Udo. „Der persönliche Customer Success Manager macht einen Unterschied. Ich muss sagen, zuerst war ich skeptisch, ob sie wirklich die von ihnen beschriebenen Vorteile erbringen könnten, aber jetzt freue ich mich. Sie sind immer verfügbar und ich kann wertvolle Unterstützung erhalten, wann immer ich sie brauche. “

Benutzerfreundlich

Mit einer schnellen Implementierungszeit konnte das Orion-Team schnell die Vorteile der Verknüpfung von Risiko- und Kontrollinformationen im gesamten Unternehmen erkennen.

„Zwischen dem Online-Training und der Tatsache, dass die Testfunktionalität selbsterklärend ist, gab es keine große Lernkurve. Dies ist ein großer Vorteil, da Sie keine Wochen oder Monate Training benötigen, um sich mit der Plattform vertraut zu machen “, sagte Udo.

Da die Plattform so intuitiv ist, freut sich Udo über neue Möglichkeiten, wie Orion seine Mitarbeiter, Prozesse und Daten verbinden kann.

"Wir prüfen jetzt, wie wir mehr Abteilungen auf die Plattform bringen können, da diese so einfach zu bedienen ist", sagte er. "Ich kenne keine andere Plattform, die auf so einfache Weise alles kann, was Workiva kann."