KeyBank behält mit Workiva den Überblick über Richtlinien zur Rechnungslegung

Finanzinstitute mit Vermögenswerten in Milliardenhöhe nutzen Workiva, um ihre komplexe Abwicklungsplanung und Finanzberichterstattung zu vereinfachen, zu optimieren und zu modernisieren. Viele Finanzdienstleister vertrauen bei der Verwaltung ihrer Richtlinien und Verfahren auch auf Workiva, das von GRC 20/20 für die beste Benutzererfahrung beim Richtlinienmanagement ausgezeichnet wurde.

Für KeyBank mit Sitz in Cleveland war die Entscheidung für Wdesk, die Workiva-Cloud-Plattform, zur Verwaltung dieses Prozesses eine Selbstverständlichkeit.

„Ich kannte die Funktionen von Wdesk, die Zusammenarbeit, die Arbeitsabläufe und die Prüfpfadfunktionen aus meiner früheren Erfahrung mit der externen Berichterstattung. Das waren die gleichen Probleme, mit denen wir aus Sicht der Rechnungslegungsgrundsätze zu kämpfen hatten, daher war es für mich intuitiv, Wdesk zu verwenden", so Stacy Gilbert, Senior Vice President und Director of Accounting Policy.

Bevor die KeyBank Wdesk für die Verwaltung ihrer Rechnungslegungsgrundsätze und -verfahren einführte, war der Prozess manuell und umständlich. Standardrichtlinienvorlagen wurden auf einem gemeinsamen Laufwerk gespeichert, die Benutzer luden die Vorlage auf ihre eigenen Desktops herunter, wenn eine Richtlinie überarbeitet werden musste, und ein aktualisierter Entwurf wurde per E-Mail verteilt. Der Prozess brachte zahlreiche Herausforderungen mit sich, von der Versionskontrolle bis zur Nachverfolgung und von der Speicherung von E-Mails bis zur Archivierung von Nachweisen.

„Es war schwerfällig", sagte Stacy. „Es war ein sehr manueller Prozess mit vielen E-Mails."

Heute haben Stacy und ihr Team ihre Rechnungslegungsgrundsätze und -verfahren in Wdesk übertragen, und zwar mit einem Verfahren, das die vielfältigen Möglichkeiten der Plattform voll ausschöpft:

• Alle Rechnungslegungsgrundsätze sind in einem Dokument enthalten, an dem mehrere Personen gleichzeitig arbeiten können.
• Stacys Team kann je nach Funktion verschiedene Zugriffsebenen festlegen. So hat beispielsweise der Inhaber der Richtlinie vollen Zugriff, während andere Stakeholder das Dokument nur bearbeiten oder ansehen dürfen.
• Wenn es an der Zeit ist, eine Richtlinie zu aktualisieren, verwendet Stacy eine Kombination aus Änderungsverfolgung und Vergleichsfunktionen, um den wichtigsten Stakeholdern genau zu zeigen, was sich geändert hat.
• Die Belege werden direkt den Dokumenten beigefügt, die sie unterstützen.
• Wenn die Richtlinie den Status der endgültigen Genehmigung erreicht, verwaltet Stacy die Abzeichnungen mit der Zertifizierungs-Workflow-Funktion, die den Prozess automatisiert und verfolgt.

Da sich die Plattform bei der Verbesserung der Verwaltung der Buchhaltungsrichtlinien und -verfahren der KeyBank als so effektiv erwies, verlagerte Stacys Team auch den Prozess der Ausnahmeverfolgung in Wdesk.

Jedes Quartal versendet Stacys Team eine Datenerfassungsvorlage, in der Informationen über alle Ausnahmen von den Rechnungslegungsgrundsätzen von KeyBank und die relevanten Details zu diesen Ausnahmen erfasst werden. Diese Datenpunkte werden automatisch in einem Bericht zusammengefasst, den Stacy vierteljährlich mit der Geschäftsleitung von KeyBank bespricht.

„Wenn Sie keine Möglichkeit haben, Ausnahmen von den Rechnungslegungsgrundsätzen zu verfolgen, woher wissen Sie dann, ob sie sich wesentlich auf Ihre Jahresabschlüsse auswirken? Was an einem Tag eine unwesentliche Ausnahme sein mag, kann Jahre später eine wesentliche Auswirkung haben", so Stacy.

Insgesamt hat Stacy zahlreiche Vorteile aus der Verwaltung der Rechnungslegungsgrundsätze, -verfahren und der Nachverfolgung von Ausnahmen in Wdesk für KeyBank gezogen. Durch die größere Transparenz für den Ausschuss für Grundsätze sind sie sich nun besser darüber im Klaren, wie sich die Anwendung der Rechnungslegungsgrundsätze auf den Jahresabschluss der Bank auswirken wird.

Es hat auch die tägliche Arbeit von Stacys Team verändert: „Die Verwaltung von Rechnungslegungsgrundsätzen und -verfahren in Wdesk ermöglicht es meinem Team, an Projekten mit größerem Mehrwert zu arbeiten, z. B. an der Umstrukturierung von Richtlinien, um sie benutzerfreundlicher zu gestalten", so Stacy, „was sich auf alle Beteiligten in der Bank auswirkt — auch auf die Kunden, die sie bedienen."