NXP: Verbindung von Back Office und Unternehmensziel

NXP Semiconductors stellt Produkte her, die sichere Verbindungen und Infrastrukturen für eine intelligentere Welt ermöglichen. Wenn es allerdings um die eigenen Berichterstattungs- und Compliance-Programme ging, war Konnektivität wahrscheinlich nicht das erste Wort, das einem in den Sinn kam.

Trevor Harris erinnert sich an seine erste Vorführung, bei der ihm gezeigt wurde, wie die Workiva-Plattform für integrierte Berichterstellung und Compliance den globalen Sarbanes-Oxley (SOX)-Prozess vereinfachen kann.

“I think my group controller said, ‘You can stop drooling now,’” said Trevor, a U.S.-based SOX manager for NXP Semiconductors. “There were many times a light bulb went off in my head and said, ‘Yes, this would be great. This would reduce my workload.’”

Mit der Workiva-Plattform, die eine Reihe von geschäftskritischen Prozessen unterstützt, ist das Unternehmen in der Lage, sein Backoffice mit der gesamten Finanzberichterstattung und Compliance-Umgebung sicher zu verbinden. 

Gewinnung eines neuen Teams für die SEC-Berichterstattung

NXP begann mit der Nutzung von Workiva für die externe Berichterstattung an die US-Börsenaufsichtsbehörde (Securities and Exchange Commission).

Previously, NXP's SEC reporting team manually checked Word documents with embedded Excel tables. Incorporating late changes throughout an SEC filing could be stressful, to say the least. 

Der in den Niederlanden ansässige Assistant Corporate Controller Bryan Moiles hatte die Ergebnisse des Einsatzes von Workiva bei einem früheren Unternehmen im Silicon Valley aus erster Hand gesehen und sich für die Cloud-Plattform bei NXP eingesetzt. Nachdem er geholfen hatte, Workiva dem SEC-Berichterstattungsteam bei NXP näher zu bringen:

• Benutzer mit den richtigen Berechtigungen können Daten abrufen, Berichte erstellen und Zertifizierungen in Echtzeit verwalten, sodass jeder mit der aktuellsten Version arbeitet 
• Teams können Quelldaten mit mehreren Berichten über Hunderte von Instanzen hinweg verbinden, um Konsistenz zu gewährleisten 
• Ein Prüfpfad hält automatisch fest, wer wann Änderungen vorgenommen hat
• Eine Kommentarfunktion bietet Transparenz über die Fragen der Revisoren und deren Beantwortung, und zwar innerhalb der Plattform.

“Having that one source of truth has been key for us. That’s an instant time-savings right there,” Bryan said

Das ist besonders hilfreich, wenn man mit Kollegen aus aller Welt zusammenarbeitet.

“The concept of the connected solution is a big deal for us and allows me to run a 24-hour clock, and I don’t have to worry about a version issue,” Bryan said.

Verbesserung des SOX-Prozesses mit Workiva 

NXP verwaltete die SOX-Compliance zuvor mit dem System eines Drittanbieters, das unflexibel und schwer zu warten war, so Trevor. 

“It wasted so much time,” he said. “At the end of the quarter, there were a lot of things that would break down. I would have to work until midnight on responding to emails in Asia and then wake up at 6:00 a.m. to deal with the emails I would get from Europe.”

NXP begann mit der Nutzung der Workiva-Plattform zur Verwaltung der SOX-Compliance, einschließlich Zertifizierungen. In der Regel stellt Trevors Team 70–80 Zertifizierungsanträge pro Quartal. 

„Dies ist das erste Mal in den drei Jahren, in denen ich mit der Zertifizierung zu tun hatte, dass wir tatsächlich alles vor der Fälligkeit abgezeichnet haben", sagte er und fügte hinzu, dass ein Senior Vice President of Global Sales die Aufgabe innerhalb der Workiva-Plattform mit wenig bis gar keiner Schulung erledigt hat. 

Mit Workiva erstellte sein Team einen benutzerdefinierten Bericht über die von der Einrichtung bereitgestellten Informationen (IPE) , die zugehörigen Kontrollen, wer die letzte Bewertung durchgeführt hat und wann. 

Revolutionierung der Teamarbeit

Da NXP von der Einreichung als ausländischer privater Emittent (FPI) zu einer Einreichung in den USA wechselt, hilft Workiva NXP, die Fristen für die Erstellung neuer Dokumente einzuhalten und gleichzeitig die Berichtspflichten für die lokale Gerichtsbarkeit zu erfüllen.

NXP has extended the use of Workiva beyond a single team and has even greater ambitions for the future. “I have all kinds of ideas,” Bryan said. “It’s just going to be about holding back, taking steps, and not trying to get everything done at once.”

Als Nächstes steht die Bekanntmachung der Vorteile von Workiva mit Kollegen aus den Bereichen Unternehmensplanung und -analyse an.

“What we’re doing will feed right into their processes and then save a lot of administrative time, so they can do things that add value—the analysis—as opposed to data entry,” Bryan said.

Bryan sagte, dass Workiva dazu beitragen wird, die karriereorientierten Mitarbeiter von NXP weiterhin zu binden.

“If I can reduce administrative work so that our people can focus on other areas that add value and allow the team to develop, that’s the ultimate goal for me. Whether it’s reading other filings, looking at best practices, or reinventing processes to save time overall, they are becoming more of a business partner,” Bryan said.

“If you really want to revolutionise how you do finance and accounting—your reporting, your risk analysis and start drilling into automation as well—I would look at the Workiva suite of products and their partnerships,” Trevor said.

Word und Excel sind eingetragene Marken der Microsoft Inc. in den Vereinigten Staaten und/oder in anderen Ländern.