Telefónica hat seinen Berichtszyklus mit Workiva verändert

Als eines der größten Telekommunikationsunternehmen der Welt hat es sich Telefónica zur Aufgabe gemacht, einfache und nützliche Technologien bereitzustellen, die Menschen mit den Dingen verbinden, die sie brauchen und lieben.

Telefónica hat seinen Sitz in Spanien, ist aber an mehreren Börsen in aller Welt notiert, unter anderem an der Madrider und der New Yorker Börse, und sieht sich mit der Herausforderung konfrontiert, eine Vielzahl von aufsichtsrechtlichen Vorschriften und Meldepflichten zu erfüllen. 

Als die SEC 2017 ankündigte, dass ausländische private Emittenten ihre XBRL^®-Tagging-Anforderungen erfüllen müssen, erkannte Kiko González Barrajón, Head of Consolidated Reporting bei Telefónica, dass dieses Mandat neue Risiken, aber auch neue Chancen barg.

„Ursprünglich wollten wir nur eine Lösung finden, um die XBRL-Einreichungsanforderungen zu erfüllen, wir waren also nicht wirklich auf der Suche nach einer Änderung unseres Prozesses", so Kiko. „Wir hatten ein Tool, aber wir stellten fest, dass es nicht so leistungsfähig oder wertvoll für das gesamte Berichtsteam war wie eine Cloud-Lösung. Nach einer gründlichen Analyse haben wir uns daher entschieden, nicht nur nach einer Lösung zu suchen, die uns hilft, die neuen Anforderungen zu erfüllen, sondern dies auch als Chance zu nutzen, um unseren Berichterstattungsprozess zu verbessern."

Nachdem er eine Demo der Workiva-Plattform gesehen hatte, war Kiko davon überzeugt, dass dies die Lösung war, mit der sie ihre Ziele erreichen konnten.

Schnell gestartet

Einer der am meisten geschätzten Aspekte der Workiva-Plattform war der einfache Einstieg.

„Die Plattform ist wirklich einfach zu bedienen", sagte Kiko. „Wir hatten eine kurze Schulung und dann konnten die Teams sehr schnell loslegen."

Und schon bald folgten Verbesserungen im Berichterstattungsverfahren.

„Wir haben einige große Änderungen in unserem Prozess vorgenommen, aber wir mussten nicht so viel Zeit auf die Umsetzung dieser Änderungen verwenden", erklärte er. „Wir haben sofort festgestellt, dass unser gesamter Prozess schneller geworden ist. Es war klar, dass dies die richtige Entscheidung war."

Nach nur wenigen Monaten mit Workiva nahm Telefónica am 22. Februar eine SEC-Einreichung vor — mehr als einen Monat früher als in den Vorjahren.

Konsistenz zwischen den Einreichungen

Telefónica muss nicht nur die Anforderungen der SEC an die elektronische Berichterstattung erfüllen, sondern für die Abschlüsse von 2020 auch die neuen Anforderungen des europaweit einheitlichen elektronischen Berichtsformats (ESEF). 

Mit Workiva ist Telefónica in der Lage, dieselben Inhalte für seine SEC- und ESEF-Einreichungen auf einer Plattform zu verwalten. Dies ermöglicht ihnen eine bessere Kontrolle über den gesamten Prozess, da viele Informationen zwischen diesen Dokumenten ausgetauscht werden. Außerdem kann Telefónica durch die Verwendung einer einzigen Plattform die XBRL-Anforderungen besser verwalten und unnötige Doppelarbeit vermeiden.

Sie sind in der Lage, die Konsistenz zwischen den Einreichungen aufrechtzuerhalten, indem sie eine einzige Wahrheitsquelle für ihre Daten schaffen und diese dann mit den von den verschiedenen Aufsichtsbehörden geforderten Dokumenten sowohl in Spanisch als auch in Englisch verknüpfen. 

Wenn die Daten an der Quelle aktualisiert werden, fließen sie automatisch in die Berichte ein — eine enorme Zeitersparnis, wenn man bedenkt, dass Telefónica mehr als 160.000 verknüpfte Instanzen in seinen Dokumenten, Tabellen und Präsentationen hat.

Und obwohl das Format der Zahlen in den Berichten unterschiedlich ist, aktualisiert die Plattform sie automatisch korrekt, sodass das Team nicht jede einzelne Instanz manuell anpassen muss.  

„Früher war eine Menge manueller Arbeit erforderlich, um die Daten in allen Berichten zu bearbeiten. Jetzt habe ich mehr Vertrauen, wenn ich eine Änderung in letzter Minute vornehmen muss, weil ich weiß, dass die Zahlen gleich bleiben. Das ist sehr wichtig, da wir mit mehreren Dokumenten parallel arbeiten", sagte Kiko. „Eine einzige Quelle der Wahrheit zu haben, macht einen großen Unterschied."

Keine Engpässe mehr

An den Jahresberichten von Telefónica arbeiten manchmal mehr als 100 Personen, daher ist die Zusammenarbeit besonders wichtig. Mit Workiva können all diese Teammitglieder in Echtzeit zusammenarbeiten — mehrere Personen arbeiten gleichzeitig an demselben Dokument, und Änderungen werden sofort angezeigt, sobald sie vorgenommen werden.

„Früher kam es zu Engpässen, weil wir warten mussten, bis jeder seine Arbeit beendet hatte, bevor wir auf das Dokument oder die Präsentation zugreifen konnten", so Kiko. „Jetzt können wir alle gleichzeitig an dem Bericht arbeiten, und wir können steuern, wer auf die einzelnen Teile des Dokuments zugreifen und sie bearbeiten kann."

Außerdem nutzt Telefónica Workiva nicht nur für seine SEC- und europäischen Jahresberichte. Sie nutzen die Plattform auch, um eine monatliche Präsentation für den CFO und einen Quartalsbericht für den Prüfungsausschuss vorzubereiten, und das Investor-Relations-Team (IR) hat einen eigenen Arbeitsbereich auf der Plattform, den es für seinen Kommunikationsbedarf nutzen kann. 

„Früher mussten wir viele Informationen an das IR-Team weiterleiten, das die Daten dann in verschiedene Präsentationen auf Spanisch und Englisch kopierte", sagte er. „Jetzt ist alles, was sie brauchen, auf der Plattform. Es ist so viel einfacher, die Präsentationen in jeder Periode zu aktualisieren, und es spart eine Menge Zeit."

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