Processus de reporting multi-entités normalisés pour The Kraft Heinz Company

La société Kraft Heinz est connue et réputée à travers le monde comme un producteur de produits agroalimentaires de qualité, savoureux et nutritifs. Grande multinationale comptant 187 entités distinctes en dehors des États-Unis, elle doit produire de nombreux rapports d’entreprise. 

Pour le Financial Reporting Manager Luke Templeman, qui gère le reporting financier, la clôture mensuelle et les états financiers des holdings en Europe ainsi les filiales du groupe au Moyen-Orient et en Amérique Latine pour leurs rapports réglementaires annuels locaux, ces tâches exigent précision et efficacité. Face à une infime marge d’erreur et l’impératif de maintenir la cohérence de présentation des états financiers entre tous les rapports annuels locaux, la direction savait qu’il fallait normaliser les pratiques pour tous les rapports financiers de ses entités.

Luke déclare que : « Lorsqu’on consultait nos états financiers avant Workiva, ils ne se ressemblaient pas et présentaient tous des notes différentes. Par exemple, nous produisions divers rapports réglementaires pour plusieurs états financiers GAAP au Royaume-Uni et aucun d’eux n’affichait le même format ou la même présentation. Nous nous efforcions de veiller à l’exactitude des données et à la conformité avec les règles de reporting locales, d’où une frustration tant en termes de revue de direction que de publication due à notre incapacité à fournir un résultat cohérent aux divers acteurs. » 

La plateforme Workiva étant déjà déployée dans les divisions américaines de Kraft Heinz et forts d’expériences positives avec elle à des postes antérieurs, Luke et son supérieur estimaient que la plateforme permettrait une standardisation et faciliterait les processus de préparation et de revue de direction. 

When VPs ask me questions or flag anything for review, I’m confident in my responses and can get back to them quickly because I have oversight of all information.” —Luke Templeman, Financial Reporting Manager, The Kraft Heinz Company
 

Le défi

Pour Luke, les anciens processus de reporting réglementaire annuel chez Kraft Heinz restaient trop manuels et chronophages. 

Il explique que : « Pour chaque rapport annuel, nous créions plusieurs tableaux, puis attachions les données dans différents documents. Vu les nombreux acteurs à divers endroits concernés par chaque rapport, le travail manuel ne manquait pas. Nous pouvions avoir un intrant du Brésil, puis des ajouts de Dubaï et finir par plusieurs ajustements aléatoires à apporter. Nous devions copier et coller des tableaux, examiner et vérifier le libellé à chaque réception de nouvelles données. Et, s’il fallait apporter des modifications, nous devions mettre minutieusement à jour tous les tableaux et les documents. » 

Le passage au crible d’une masse de données et de documents compliquait aussi la tâche des contrôleurs et de la direction pendant le processus de revue.

Luke ajoute : « Lorsqu’un contrôleur doit parcourir d’interminables séries d’états financiers provenant de partout, il va inévitablement poser des questions. Nombreux étaient les cas où on nous demandait des explications sur une étape ou une précision sur des chiffres. Le format du reporting annuel n’étant pas normalisé, nous avions l’impression de devoir lire dans la tête du préparateur pour comprendre sa logique sous-jacente. Enfin, j’éprouvais des difficultés pour déterminer l’exactitude des données fournies par mes collègues de chaque entité sans y consacrer de longues heures. »  

La traduction constituait un autre élément du processus de revue posant des problèmes.

Luke ajoute : « Au Brésil, la revue devait s’effectuer en portugais. Au Chili, en espagnol et en France, en français. Il fallait traduire chaque rapport avant l’examen afin de pouvoir bien analyser les notes. Il n’existait aucun moyen rapide, facile et sûr de le faire. » 

Comment Kraft Heinz a déployé une approche standardisée et globale

L’équipe a pu résoudre de nombreux problèmes dans son processus de reporting réglementaire local grâce à la plateforme Workiva. La façon dont elle traite son problème majeur, le défaut de normalisation, la démarque pour Luke.

Il explique : « Vu notre taille, les processus de reporting ne doivent pas être ad hoc. La plateforme Workiva nous offre un excellent outil de normalisation. Fini les heures passées à tenter de mettre en forme les données. Maintenant, lorsque je crée et mets en forme un tableau, je sais qu’il restera uniforme et net dans tous les documents. Personnellement, je gagne beaucoup de temps. » 

La plateforme Workiva s’avère aussi précieuse pour garantir la cohérence des données. 

Luke souligne : « Comme nous exploitons la fonctionnalité de liaison de la plateforme, lorsque je mets à jour des chiffres ou en copie et les publie, c’est rassurant de savoir que ces modifications se répercutent immédiatement à tous nos états financiers. Quel gain de temps précieux ! Nous ne risquons plus d’ignorer par mégarde d’anciennes valeurs et, lorsque nous passons à la vérification externe, nous savons que les données sont bien plus fiables. » 

La plateforme a aussi transformé le processus de revue de l’organisation, en évitant à la direction de la société d’avoir à trier des tonnes de données.

Luke précise : « La direction trouve que la revue des états financiers est très facile dans la plateforme. Elle n’examine pas tous les détails, en toute logique. Elle veut un aperçu global de tous les chiffres et évalue rapidement leur cohérence, ce que la plateforme permet très bien. À mon niveau, lorsqu’elle me pose des questions ou signale un point à examiner, j’ai confiance en mes réponses et reviens vers elle rapidement, car mon champ couvre toute l’information. » 

La fonctionnalité de traduction intégrée à la plateforme renforce la facilité de revue. 

Luke affirme : « La traduction de langue ne donnera jamais la même qualité que si un locuteur natif l’effectue. Mais, ce n’est pas la priorité à la revue. La priorité réside alors dans la capacité à obtenir un retour rapide de nos collègues dans des pays non anglophones. L’outil de traduction facilite grandement la revue et s’avère utile pour mieux analyser les données. Il offre un autre moyen de renforcer le contrôle sur tout le processus de bout en bout et illustre bien la meilleure normalisation dont bénéficie notre direction. » 

La plateforme joue aussi un rôle clé dans la mise en conformité. Lorsque les exigences du format électronique unique européen (ESEF) sont devenues obligatoires début 2022, l’équipe n’a pas eu à se soucier de l’enjeu du balisage XBRL®.

Luke souligne : « Le directeur fiscal s’est montré soulagé en voyant comment il pouvait appliquer les balises XBRL avec Workiva. Rien de plus fluide et facile ! »   

Un conseil à donner ? Faites confiance au processus ! 

Il convient de noter qu’en Europe, Kraft Heinz ne fait qu’engager son déploiement de la plateforme Workiva. L’équipe poursuit donc sa transition de l’utilisation de tableaux et de documents pour le processus de reporting annuel. Certains rechignent au changement. Mais, Luke se fie au conseil d’autres entreprises multinationales à suivre lors des étapes initiales de l’adoption.

Luke explique : « Notre société est très innovante et fonctionne à un rythme élevé. Pourtant, notre nature de contrôleur nous incite à toujours demander la raison du changement sachant que, auparavant, les rapports finaux arrivaient à temps. Si vous ressentez de l’hésitation, je dirai simplement de découvrir l’outil. Utilisez-le. Familiarisez-vous avec lui. Ce n’est qu’en procédant ainsi et en vous l’appropriant que vous gagnerez en confiance, en pratique et en rapidité d’exécution. »

Du fait des premiers succès que Luke a connus avec la plateforme, et du soutien qu’il a reçu de Workiva, il souhaite élargir son utilisation dans l’organisation. 

Luke ajoute : « L’équipe de Workiva dépasse systématiquement nos attentes. Nous avons noué une relation forte et je suis convaincu qu’elle se bonifiera au fil de l’avancée de notre parcours vers une normalisation totale dans d’autres pays. »

As work continues on that journey, Luke’s focused on his next goal: to help all of his colleagues to enjoy the same time savings that he’s experienced with the Workiva platform. 
 
“Using Workiva, my interim financial reporting took me about two to three hours to roll forward whereas, before, it could have taken me a day or two. It was very, very quick. As more people get comfortable with using the platform, we’re hoping that we’ll be able to gain back significant time.”