Ein Katalysator für Veränderung? 4 Lehren aus den ersten ESEF-Einreichungen

Anfang dieses Jahres gab die Europäische Kommission den Ländern die Möglichkeit, die Durchsetzung des European Single Electronic Formats (ESEF) um ein Jahr hinauszuschieben. 

Aber der Aufschub war nicht universell. Unternehmen in Deutschland, der Tschechischen Republik, Österreich und Slowenien mussten in diesem Jahr ihren ersten ESEF-Bericht einreichen und andere Organisationen beschlossen, der Konkurrenz durch eine frühzeitigen Einreichung einen Schritt voraus zu sein. 

Insgesamt waren es rund 1.000 Unternehmen, die in diesem Jahr ihre Einreichung vornahmen. Und es gibt Lehren, die aus ihren Erfahrungen gezogen werden können. Viele stellten fest, dass ESEF nicht so einfach war, wie es zunächst schien. Die grundlegenden Anforderungen des Mandats – XBRL®-Tagging einzubeziehen und den Jahresbericht in XHTML umzuwandeln – klingen so, als könnten sie einfach angegangen werden, indem sie auf eine Lösung bis zum Ende des Prozesses verankert werden. Aber natürlich existiert ESEF nicht für sich allein. Dies ist nur die jüngste in einer langen Reihe von verfahrensverändernden Mandaten. 

Obwohl ESEF als „nur ein weiteres Mandat" angesehen werden konnte, führt es zu einer Reihe neuer Komplexitäten. Einige entschieden sich für eine Punktlösung, um ihre ESEF-Probleme zu lösen, und andere nutzten das Mandat als Gelegenheit, die Art und Weise zu überdenken, auf die ihre Jahresberichte verwaltet wurden. Wenn Sie sich nicht nur auf ESEF konzentrieren, sondern auch darüber nachdenken, wie Sie Ihr Unternehmen gegen weitere unvermeidliche regulatorische Herausforderungen absichern können, ist es möglich, Ihren ersten ESEF-Bericht mit Zuversicht einzureichen und die Effizienz Ihrer End-to-End-Berichtsprozesse zu verbessern. 

Hier sind einige der versteckten Komplexitäten, die mit ESEF verbunden sind, sowie weitere Erkenntnisse aus dem ersten Einreichungsjahr: 

1. Einreichungsvorschriften sollten nicht ignoriert werden

Im Vorfeld von ESEF wurde der Schwerpunkt darauf gelegt, sicherzustellen, dass das XBRL-Tagging gültig ist, und das ist auch richtig so. Dies bedeutet jedoch nicht, dass ESEF alle bestehenden Einreichungsvorschriften und -regelungen ersetzt – deren Einhaltung muss weiterhin ein grundlegendes Anliegen sein. 

Die meisten dieser Regeln und Validierungen stehen im Zusammenhang mit XBRL®, aber einige haben eher grundsätzliche Aspekte, z. B. wie Dateien zusammen verpackt werden, welche Dateien in diesem Paket enthalten sein sollten und welche nicht, und wie diese Dateien benannt werden sollten. Obwohl dies zu den ESEF-Grundlagen gehören sollte, hat eine überraschende Anzahl von Unternehmen hier offensichtlich Probleme gehabt. Der Tunnelblick auf die durch ESEF herbeigeführten Veränderungen hat einige grundlegende Aspekte unklar gemacht. Es ist immer wichtig, das große Ganze im Auge zu behalten.

2. Taggen Sie den tatsächlichen Fakt 

Inline XBRL (iXBRL™) zielt darauf ab, die Verbindung zwischen den Daten, die wir lesen, und den Daten, die für Computeranalysen zur Verfügung stehen, kristallklar zu machen. Dies sollte leicht zu erkennen sein, wenn Sie die Einreichungen in einem iXBRL™-Viewer öffnen und die Hervorhebung einschalten. XBRL International hat freundlicherweise alle Einreichungen mit Viewern versehen, aber wenn Sie noch keinen haben, können Sie es hier versuchen. 

Es gab eine Handvoll Anmeldungen mit Doppelnummern – eine für das Lesegerät, eine für den Computer. Obwohl man hofft, dass diese Fälle selten sind, stellen sie dennoch ein Transparenzproblem dar. Dies sind Fehler, die wirklich nicht passieren sollten und leicht vermieden werden können. 

3. Vorsicht vor Warnschildern

Die ESEF-Validierung war für viele eine Quelle der Verwirrung. Vor allem, wenn „Warn"-Meldungen aufleuchten. Im Idealfall sollten bei der Validierung der Ergebnisse in Ihrer endgültigen ESEF-Datei keine Fehler angezeigt werden. Jedoch kann es auch bei perfekten Einreichungen zu Warnmeldungen kommen – ein gutes Zeichen dafür, dass sie nicht immer ein Grund zur Sorge sind.

Einige Warnmeldungen sind wichtiger als andere. Wenn Sie eine Warnung erhalten, dass etwas in der XBRL-Datei nicht ganz richtig ist, könnte dies ein Hinweis auf ein bedeutendes Problem sein, das es den Anlegern erschweren könnte, mit Ihrer Einreichung zu arbeiten. Wenn Sie hingegen eine Warnmeldung erhalten, in der Sie aufgefordert werden, sich einige Ihrer negativen Zahlen anzusehen, könnte dies etwas sein, das Sie schnell überprüfen müssen. 

Es ist nicht immer klar, welche Warnmeldungen wichtig sind, daher ist es wichtig, dass Sie gut beraten werden. Der richtige Rat spart Ihnen viel Zeit und reduziert den Stress. Und wenn Sie sich Sorgen machen, dass Ihre derzeitige Software keine Warnmeldungen anzeigt, lohnt sich ein kurzer Blick auf das Einreichungsportal von XBRL International. 

4. Die übermäßige Verwendung von Bildern führt zu einer schlechten Erfahrung für den Anleger

Designüberlegungen sind ebenfalls wichtig – Sie erstellen einen Bericht in dem Wissen, dass er von den Anlegern geistig verarbeitet werden soll, und wollen daher sicherstellen, dass er so zugänglich wie möglich ist. Einige Unternehmen hatten damit Schwierigkeiten, denn bei einer Reihe von Einreichungen dauerte das Laden wesentlich länger als bei anderen. Das ist ein Detail, das übersehen werden kann, aber wenn hier ein Fehler gemacht wird, führt dies zu einer schlechten Erfahrung für den Anleger. 

Die langsamen Ladezeiten sind nicht auf offensichtliche Designelemente zurückzuführen. Einige ESEF-Berichte sind unglaublich lang, daher ist es nicht verwunderlich, dass sie länger zum Laden brauchen. Es gibt jedoch einige Fälle, in denen sauber aussehende, nicht übermäßig komplexe Berichte mit minimalen Designelementen trotzdem eine Minute oder länger zum Laden brauchen. Der häufigste Grund dafür sind große, ganzseitige Hintergrundbilder, die verwendet werden, damit die Tabellen aufgeräumt erscheinen. 

Dieses Problem lässt sich leicht lösen, wenn Sie eine Lösung finden, mit der Ihre Tabellen übersichtlich bleiben, ohne dass Sie Notlösungen finden müssen, die am Ende die Dateigröße erheblich erhöhen. Nach all den Anstrengungen, die Sie für Ihre erste Einreichung unternommen haben, möchten Sie Ihre Anleger nicht warten lassen. 

Die größte Lektion: Seien Sie vorbereitet 

Wenn Sie sich auf Ihre erste ESEF-Einreichung vorbereiten, sollten Sie an das große Ganze denken. Diejenigen, die den Prozess in diesem Jahr durchliefen, stellten fest, dass es bei der Erstellung einer XBRL-Einreichung um mehr als nur um das Tagging geht. Ihr vorrangiges Ziel ist es, genaue, leicht zugängliche Berichte zu erstellen, die die Ergebnisse Ihres Unternehmens aufzeigen. Wenn Sie darüber nachdenken, wie dies durch die Verbesserung des gesamten End-to-End-Berichterstattungsprozesses erreicht werden kann – und nicht nur auf den letzten Metern des letzten Kilometers –, werden Sie sowohl heute als auch in Zukunft erfolgreich sein. 

Bereiten Sie sich mit Workiva auf Ihre erste ESEF-Einreichung vor. Laden Sie das Bereitschaftskit herunter. 

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