5 meilleurs pratiques de reporting pour le conseil d’administration

Les rapports des conseils d'administration sont plus importants que jamais, même si la plupart des salles de conseil d'administration n'accumulent actuellement que de la poussière. À l'instar de qui clôture les comptes à distance et de qui organise des réunions virtuelles d'actionnaires, le conseil d'administration a également dû faire preuve de créativité dans la manière dont il se réunit. Cela signifie que, que vous travailliez au bureau ou à domicile, la création des rapports du conseil d'administration doit se poursuivre, ce qui rend le processus manuel, chronophage et tout simplement risqué encore plus pénible.

En fait, je parlais l'autre jour à certains de mes collègues qui soutiennent le conseil d'administration. Ils m'ont dit que dans de nombreux cas, leurs conseils d'administration se réunissaient aussi souvent qu'une fois par semaine pour limiter les dégâts, modifier la stratégie commerciale, ajuster les prévisions et s'assurer qu'il y a suffisamment de liquidités pour protéger l'entreprise.  

En outre, l'activisme croissant des actionnaires, les échecs retentissants des conseils d'administration et les exigences réglementaires croissantes font que l'on attend de plus en plus des conseils d'administration qu'ils soient performants. Alors que la responsabilité du conseil d'administration augmente, les administrateurs s'engagent plus profondément et plus souvent avec la direction et le personnel pour développer et mettre en œuvre une stratégie compétitive.

Il n'est pas surprenant que la stratégie soit le premier sujet abordé lors des réunions du conseil d'administration. Votre conseil d'administration prend des décisions extrêmement stratégiques qui mettent en mouvement l'ensemble de l'organisation, de la culture à la stratégie opérationnelle. C'est le rôle des conseils d'administration. 

Mais elle n'est pas basée sur la magie ou l'instinct. Ils se tournent vers les analystes et les comptables - et les rapports, les livres et les dossiers qu'ils créent - pour obtenir de l'aide. Fournissez-vous clairement les chiffres et les explications nécessaires pour éclairer et façonner cette stratégie ? 

Que doit contenir un rapport de conseil d'administration efficace ?

Les résultats peuvent varier, mais il existe des points communs entre les rapports des conseils d'administration. Le Chartered Institute of Management Accountants (CIMA) recommande un rapport financier ciblé de 3 à 6 pages résumant les problèmes et mettant en évidence la situation générale. Utilisez des graphiques et des diagrammes pour remplacer les longs tableaux. Les données d'activité doivent être liées à la performance financière et les écarts doivent être calculés et expliqués. 

Le rapport devrait également intégrer les rapports non financiers et financiers. Il est également suggéré d'établir un compte abrégé P&L indiquant les positions de la période et les positions cumulées, en mettant en évidence les écarts par rapport au budget, l'analyse des tendances, les comparaisons en glissement annuel, les projections pour l'ensemble de l'année et les indicateurs de performance utilisés pour illustrer les tendances en matière de liquidités, d'utilisation des actifs, etc. 

Selon une enquête, il est plus facile de fournir ce niveau de données décisionnelles pour rendre les rapports du conseil d'administration plus efficaces, surtout lorsque les équipes comptables et financières sont déjà pressées par la cadence régulière des rapports financiers et des analyses ad hoc.

Lorsqu'on a demandé aux responsables financiers comment ils utiliseraient une journée supplémentaire par semaine, 44,5 % ont répondu qu'ils utiliseraient cette journée supplémentaire pour fournir des informations sur l'entreprise. Il est évident que les responsables financiers reconnaissent l'importance de l'analyse, mais ils n'ont tout simplement pas le temps de s'y consacrer.

Pour répondre à ces attentes, les conseils d'administration exigent plus que jamais des rapports financiers et des rapports de gestion de grande qualité - de nombreux professionnels de la finance s'efforcent de répondre aux exigences de leur organisation. Les systèmes, les processus et la culture sont remis en question :

• Time-consuming and inefficient processes
• Inconsistent and inaccurate data
• A lack of transparency that undermines data governance

These challenges are just three of many which undermine an organisation’s value. In order to overcome these challenges, consider the following best practices to ensure your business creates the highest quality board reports.

1. Ne mesurez que ce qui est important

Des rapports financiers et de gestion de grande qualité doivent contenir toutes les informations dont le conseil d'administration a besoin pour prendre des décisions en matière de gouvernance d'entreprise, pour superviser l'élaboration et l'exécution de la stratégie de l'entreprise et pour s'acquitter de ses tâches spécifiques en matière d'audit, de risque et de rémunération. 

N'oubliez pas non plus que les conseils d'administration évaluent aujourd'hui les performances des entreprises sur la base d'un éventail plus large de questions, notamment les politiques d'entreprise, , les pratiques environnementales, sociales et de gouvernance (ESG) et les pratiques en matière de réputation.

Ce qu'il est utile de mesurer, de suivre et de rapporter au conseil d'administration, ce sont les discussions en cours entre les unités opérationnelles, la suite C et les directeurs. Le CIMA précise que pour être utiles au conseil d'administration, les informations financières doivent être significatives, pertinentes, fiables, comparables et compréhensibles.

En outre, un rapport de la National Association of Corporate Directors (NACD) recommande d'utiliser les questions suivantes pour déterminer ce qu'il faut rapporter et comment restreindre les paramètres non financiers à contrôler.

• How does this metric reflect and support our strategy?
• Does this metric reflect a key performance driver for our company?
• What aspects of performance does this metric drive?
• Is this metric used in our executive compensation plans?
• En tant que conseil d'administration, comprenons-nous comment cette mesure est calculée et pourquoi elle est utilisée ?
• Is this metric commonly used in our industry? Do our competitors use this metric, and if so, how do we compare with them?
• What other metrics does our industry use?
• Do we have information about this metric for past performance periods, and if so, what is the pattern?
• L'entreprise est-elle tenue de divulguer cette mesure aux investisseurs (par exemple, en vertu du règlement S-K de la Commission des opérations de bourse des États-Unis, dans le cadre de la déclaration annuelle 10-K) ? Si oui, quel message envoie-t-il ?
• Cette mesure est-elle exigée par des agences de l'exécutif telles que le ministère américain du travail ou l'agence pour la protection de l'environnement ? Dans l'affirmative, notre score est-il supérieur ou inférieur à ce qui est considéré comme souhaitable ?
• Will a low score on this metric bring us negative media and/or shareholder attention?
• Is there good news that the company should promote through its website and media channels?

Les conseils d'administration les plus efficaces collaborent avec la direction pour créer des indicateurs clés de performance (ICP), des comparaisons et des points de référence bien définis afin de contrôler les performances. Comme l'indique le rapport de la NACD, le plus grand défi pour les administrateurs sera de sélectionner et d'appliquer les indicateurs les plus pertinents pour leur organisation. Des livres de société bien conçus apporteront un sens et un éclairage, et raconteront une histoire cohérente.

2. Automatiser la collecte des données

Les systèmes en nuage ont rationalisé la gestion de l'information, mais ils n'ont pas totalement supplanté les feuilles de calcul en tant qu'outils commerciaux privilégiés. Le changement est difficile, mais les conséquences de ne pas changer peuvent être plus graves. Les processus manuels sont sources d'erreurs, prennent du temps, sont inefficaces et manquent de transparence et de suivi - des risques qui ne sont plus acceptables dans un environnement commercial contemporain.

La solution ? Standardisez le processus de collecte des données grâce à l'automatisation ou à des processus bien définis afin de réduire les erreurs et le temps nécessaire à la création de rapports. Un processus de gestion des données de bout en bout fonctionne grâce à des rapports documentés des politiques et des procédures, une communication continue avec l'équipe, une formation et un changement culturel, ainsi que les ressources nécessaires pour répondre aux attentes en matière de performance.

Au niveau de l'unité opérationnelle, il est important que les données soient saisies une seule et unique fois dans un système centralisé de gestion de l'information où elles peuvent servir de source unique de vérité. L'automatisation de la collecte des données résout de nombreux problèmes et permet au personnel de consacrer plus de temps à des analyses commerciales de grande valeur, à des données cohérentes dans les rapports et à un historique d'audit facilement traçable.

3. Utiliser un système centralisé de gestion de l'information

Les entreprises sont entravées par des processus obsolètes et des systèmes de gestion de l'information qui ne peuvent pas répondre aux exigences de la gestion financière transversale et de la gestion des rapports de performance . Leur principale plainte : l'incapacité des systèmes internes à intégrer les informations entre les différentes unités opérationnelles. Trop souvent, la création d'un rapport implique une duplication des efforts entre les unités financières et commerciales.

Un système centralisé de gestion de l'information permet d'agréger les bonnes informations, dans le bon format, et peut fournir une analyse détaillée des informations clés et des données brutes. Il peut être suivi et retracé jusqu'à la source et être accessible à plusieurs utilisateurs.

Ce type de système centralisé remplit trois fonctions commerciales essentielles: 

• Tout d'abord, il intègre des informations provenant de sources multiples dans un ensemble cohérent de renseignements commerciaux. 
• Deuxièmement, la gouvernance des données et la transparence des utilisateurs sont assurées par des mécanismes de suivi appropriés. 
• Enfin, la technologie peut favoriser la collaboration entre le service financier et l'unité opérationnelle. Libérés des tâches à faible valeur ajoutée, les services financiers peuvent concentrer leur analyse sur la transformation des données en informations commerciales.

4. Automatisez vos rapports

Les livres de bord sont des documents récurrents dont les calendriers de livraison sont écrits à l'encre un an à l'avance. Des présentations et des rapports intermédiaires au conseil d'administration sont également exigés plus fréquemment, en particulier dans les périodes où les dirigeants doivent mettre la main à la pâte, comme c'est le cas actuellement. 

Les solutions de reporting automatisées rationalisent le processus de consolidation, de production, d'examen et d'approbation des documents. Moins vos équipes financières et commerciales passent de temps à se battre avec les logiciels, plus elles ont de temps pour collaborer à l'analyse et à la compréhension.

The right automated reporting solution:

• Streamlines repeatable processes
• Enables team collaboration by supporting multiple users
• Consolidez toutes les données dans une plateforme cloud unique et sécurisée, facilement accessible lorsque vous travaillez depuis n'importe où.
• Provides extensive permissions during report production
• Conserver l'historique des documents grâce au contrôle des versions et aux pistes d'audit.
• Ensures data governance from source through report
• Permet de modifier simultanément les données numériques, textuelles et graphiques liées dans plusieurs documents.
• Permet de présenter des explications sur les chiffres
• Is compatible with the leading business software suites
• Contains a full suite of document production tools to enable team editing
• Allows the ability to make changes even after board book distribution
• Delivers a final board book through a secure cloud portal
• Fournit des classeurs numériques sur tous les appareils, tablettes et systèmes d'exploitation

5. Transition vers l'informatique dématérialisée

De nombreuses entreprises ont opté pour des fournisseurs de services en ligne pour créer, stocker et distribuer leurs livres de bord. Les livres de bord imprimés sont peu efficaces, coûteux et peu sûrs. L'envoi de livres de conseil d'administration aux directeurs dans tout le pays est coûteux. En outre, la plupart des administrateurs souhaitent pouvoir accéder à leurs livres de bord à tout moment, en tout lieu et à partir de l'appareil de leur choix.

Si la réduction des dépenses et l'amélioration de l'efficacité ne vous convainquent pas, pensez à la sécurité de l'entreprise. Les livres imprimés sont facilement perdus ou oubliés dans les chambres d'hôtel et les avions - et cela arrive plus souvent que vous ne le pensez (ou que votre équipe juridique ne veut l'admettre). La perte ou le vol d'un livre de bord contenant des documents sensibles et des informations d'initiés est une situation à haut risque qui expose l'entreprise à des menaces et à une responsabilité juridique, sans parler du manque de confiance à l'avenir.

Ces cinq meilleures pratiques en matière de rapports du conseil d'administration sont conçues pour redonner du temps et de la précision à l'équipe. 

En automatisant les processus, en réduisant les tâches manuelles et redondantes et en investissant dans la technologie, vous pouvez donner au conseil d'administration les informations dont il a besoin pour prendre des décisions stratégiques.

Pour savoir comment Brown-Forman a modernisé les rapports de son conseil d'administration avec Workiva, , regardez cette courte vidéo.

Note de l'éditeur: Ce billet de blog a été initialement publié le 24 août 2017 et a été mis à jour pour refléter les circonstances récentes dues à la pandémie COVID-19.