Un catalyseur de changement ? 4 leçons des premiers dépôts ESEF

Au début de cette année, la Commission européenne a donné aux pays la possibilité de reporter d’un an l’application du Reporting électronique harmonisé européen (ESEF). 

Mais ce report n’était pas universel. Les entreprises en Allemagne, en République tchèque, en Autriche et en Slovénie ont dû déposer leur premier rapport ESEF cette année et d’autres entreprises ont décidé de prendre une longueur d’avance en le déposant tôt. 

Au total, environ 1 000 entreprises ont déposé une déclaration cette année. Et l’on peut tirer des enseignements de leurs expériences. Beaucoup ont constaté que l’ESEF n’était pas aussi simple qu’il le semblait au départ. Prises isolément, les exigences fondamentales du mandat (à savoir inclure le balisage XBRL® et convertir le rapport annuel en XHTML) semblent pouvoir être facilement satisfaites en ajoutant une solution à la fin du processus. Mais bien sûr, l’ESEF n’existe pas de manière isolée. Il s’agit en fait du dernier d’une longue série de mandats qui modifient les processus. 

Bien que l’ESEF puisse être considéré comme « un mandat parmi d’autres », c’est sans compter sur la multitude de nouvelles complexités qu’il introduit. Alors que certains ont décidé d’ajouter une solution ponctuelle pour résoudre leurs problèmes liés à l’ESEF, d’autres ont profité du mandat pour repenser la manière dont leurs rapports annuels étaient gérés. En voyant au-delà de l’ESEF et en envisageant de préparer votre entreprise à faire face à d’autres défis réglementaires inévitables à l’avenir, il est possible de produire votre premier rapport ESEF en toute confiance et d’améliorer l’efficacité de vos processus de reporting de bout en bout. 

Voici quelques-unes des complexités cachées liées à l’ESEF, ainsi que d’autres enseignements tirés de la première année de dépôt : 

1. Les règles de dépôt ne doivent pas être ignorées

L’accent est mis sur l’ESEF pour s’assurer que le balisage XBRL est valide, à juste titre. Mais cela ne signifie pas que l’ESEF remplace toutes les règles et réglementations existantes en matière de dépôt – le respect de ces dernières doit toujours être une préoccupation fondamentale. 

La plupart de ces règles et validations sont associées à XBRL®, mais certaines se concentrent davantage sur la manière dont les fichiers sont rassemblés dans un package, quels fichiers doivent ou non figurer dans ce package, et comment ces fichiers doivent être nommés. Même si cela devrait être l’un des principes fondamentaux de l’ESEF, un nombre surprenant d’entreprises ont clairement rencontré des problèmes à ce sujet. Avoir une vision étroite des changements apportés par l’ESEF a éclipsé certaines priorités fondamentales. Il est toujours important de garder une vue d’ensemble.

2. Identifier le fait réel 

Inline XBRL (iXBRL™) vise à rendre évident le lien entre les données que nous lisons et les données disponibles pour l’analyse informatique. Pour ce faire, ouvrez les fichiers dans une visionneuse iXBRL™ et activez la mise en surbrillance. Chose utile, XBRL International a fourni toutes les déclarations avec des visionneuses, mais si vous n’en avez pas à votre disposition, vous pouvez essayer ici. 

Plusieurs déclarations étaient assorties de numéros jumeaux – un pour le lecteur, l’autre pour l’ordinateur. Bien que l’on espère que ces cas soient rares, ils posent néanmoins un problème de transparence. Ce sont des erreurs qui ne devraient vraiment pas se produire et qui peuvent être facilement évitées. 

3. Attention aux messages d’avertissement

La validation de l’ESEF a été une source de confusion pour beaucoup. En particulier lorsque des messages d’« avertissement » s’affichent. Dans un monde idéal, il ne devrait pas y avoir d’erreurs lors de la validation des résultats dans votre déclaration ESEF finale. Mais même les fichiers parfaits peuvent être assortis de messages d’avertissement, ce qui témoigne du fait qu’on ne devrait pas toujours s’en inquiéter.

Certains messages d’avertissement sont plus importants que d’autres. Si vous recevez un avertissement indiquant qu’un élément du balisage XBRL n’est pas tout à fait exact, cela peut indiquer qu’un problème important risque de rendre la tâche plus difficile pour les investisseurs lorsqu’ils travaillent sur votre déclaration. D’autre part, si le message d’avertissement vous demande d’examiner certains de vos chiffres négatifs, il vous suffira peut-être de les vérifier une nouvelle fois rapidement. 

Il n’est pas toujours évident de savoir quels messages d’avertissement sont importants, il est donc essentiel que vous soyez bien conseillé(e). Les bons conseils vous feront gagner beaucoup de temps et atténueront votre stress. Et si vous vous inquiétez de ne pas voir de messages d’avertissement pour le moment avec votre logiciel actuel, il est toujours utile de consulter rapidement le portail de dépôt de XBRL International. 

4. L’utilisation excessive d’images constitue une mauvaise expérience pour les investisseurs

Il convient en outre de tenir compte des facteurs liés à la conception : vous créez un rapport en sachant qu’il sera résumé par des investisseurs. Vous devez donc le rendre le plus accessible possible. Certaines entreprises ont éprouvé des difficultés à cet égard, un certain nombre de déclarations mettant plus de temps à se charger que d’autres. C’est un détail qui peut sembler insignifiant, mais qui peut conduire à une mauvaise expérience pour l’investisseur. 

Les temps de chargement lents ne sont pas liés à des éléments de conception évidents. Certains rapports ESEF étant incroyablement longs, il n’est pas surprenant qu’ils mettent plus de temps à se charger. Mais il existe quelques cas de rapports soignés, pas trop complexes, avec des éléments de conception minimaux, qui prennent quand même une minute ou plus à se charger. La raison la plus fréquente est l’utilisation de grandes images d’arrière-plan sur toute la page pour garder les tableaux en ordre. 

Il peut être facile de résoudre ce problème en optant pour une solution permettant de donner un aspect ordonné à vos tableaux sans avoir à trouver de solutions de rechange qui finissent par alourdir considérablement le fichier. Après tous les efforts déployés pour votre premier dépôt, vous ne voudrez certainement pas faire attendre vos investisseurs. 

L’enseignement le plus important : être préparé(e) 

Alors que vous vous préparez pour votre premier dépôt ESEF, pensez à la vue d’ensemble. Les personnes qui ont suivi le processus cette année ont constaté que la création de contenus au format XBRL était bien plus qu’un simple balisage. Votre priorité est de créer des rapports précis et accessibles qui mettent en valeur les résultats de votre entreprise. En réfléchissant à la manière dont cela peut être réalisé en améliorant l’ensemble du processus de reporting de bout en bout, et pas seulement à la fin de celui-ci, vous vous préparerez à réussir aujourd’hui et à l’avenir. 

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