Alcon refuse le statu quo et réinvente son programme d’audit interne

L'amélioration continue est un leitmotiv pour l'équipe d'audit interne d'Alcon, la société mondiale de produits ophtalmologiques innovants.

When Novartis announced in 2018 that it wanted to spin off Alcon, it gave Alcon a rare opportunity to build its internal audit group from scratch, Global Head of Internal Audit Charles Silvey said. 

He used it as a chance to review internal audit solutions in the marketplace, including the Workiva connected reporting and compliance platform.

“I had that catalyst to be able to look and say, ‘Should I do something else?’ And once I did and looked at the tool, it was a no-brainer from my side,” Charles said.

Charles had previous experience using Workiva for Sarbanes-Oxley (SOX) compliance at another company.

He found that using the Workiva platform to connect data, people, and processes in the SOX process gave everyone better visibility into the status of key tasks.

“The biggest thing for me as the chief audit executive there was that I could call my SOX administrator and say, ‘Where are we on our testing?’ And within five minutes, I got a report that showed me we’re 80 percent complete on this, 60 percent complete on this, 30 percent complete on that. That was something that would have taken days if not weeks for people to come up with in the manual Excel and Word format that we had things in before.”

Workiva greatly simplifies both the SOX and internal audit processes with powerful features.

Real-time dashboards help teams manage evidence requests and track responses and approvals. For efficiency and consistency, users can link data across multiple instances and update all linked instances at once. 

For example, they can link information, such as scope details in an announcement letter, to the final report. An audit trail automatically captures a history of revisions, and teams can connect data to narrative.

Utiliser Workiva pour l'audit interne—et plus encore

Workiva formally released our internal audit solution in late 2018. Charles especially likes that it enables his team to:

• Personnaliser les modèles et continuer à les mettre à jour au fil du temps

• Automatiser les rappels pour accomplir des tâches, telles que la mise à jour de la documentation ou la fourniture d'échantillons

• Utiliser la plateforme pour simplifier les rapports aux dirigeants et aux équipes locales

Plutôt que d'envoyer chaque observation au PDG et au directeur financier, l'équipe d'audit interne d'Alcon envoie aux dirigeants un rapport détaillé et un résumé des lettres de recommandations qu'elle a préparées afin que les équipes locales les traitent. Les dirigeants peuvent demander plus de détails aux équipes locales, si nécessaire.

« L'un des défis auxquels les dirigeants sont confrontés réside dans la quantité excessive d'informations », explique Charles. « Désormais, avec ces deux rapports, la lettre de recommandations et le rapport principal, nous pouvons présenter les informations aux personnes qui peuvent réellement contribuer à l'amélioration du problème et du processus, si tel est le cas. Nous pouvons créer, au sein de la plateforme Workiva, les modèles de ces deux rapports. » 

Les auditeurs peuvent essentiellement évaluer et trier leurs observations, puis utiliser les modèles de rapport pour rationaliser le processus d'intégration de ces observations à une lettre de recommandations locale ou au rapport principal.

"The ability to get information that's valuable into the hands of the right people quickly is really one of those things that has always been a challenge for internal audit as long as I've ever done it," Charles said. "When you get to the final stage, there's always discussion, there's always tweaking, there are always edits, there are always changes, and the time from the announcement letter to the report in some cases can be three, four months."

Les délais furent beaucoup plus courts avec Workiva.

« Le premier audit à peine conclu, nous avons reçu le rapport final des mains des équipes d'audit en moins de deux semaines, » a déclaré Charles. La publication a eu lieu deux jours plus tard.

Linking data across multiple teams

Alcon is now using Workiva for internal audit as well as enterprise risk management (ERM) and financial reporting. It also started moving its SOX process management to Workiva.

« Ceux d'entre nous qui dirigent des équipes doivent avoir la volonté d'écouter et de découvrir de meilleures opportunités et façons d'accomplir ces tâches », a déclaré Charles, « et ensuite d'accepter et de poursuivre les évolutions. »

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