Solution tout-en-un : Solenis choisit d’utiliser Workiva à l’échelle de l’entreprise

Les fusions, comme celle effectuée par la société privée mondiale Solenis en 2019, ont un moyen de fixer des objectifs plus ambitieux pour identifier des économies et renforcer l'efficacité. Après qu'un cabinet de conseil a estimé que Solenis pourrait réaliser d'importantes économies en utilisant l'automatisation robotisée des processus (RPA), la quête d'une plus grande efficacité était lancée.

Solenis, qui produit des substances chimiques spécialisées pour des opérations industrielles consommant de grandes quantités d'eau, a déjà utilisé Workiva pour le reporting financier en tant que société privée lorsqu'elle a fusionné avec BASF, une société de production de substances chimiques. 

Avant la fusion, Jordan Brackett, Vice-président et contrôleur de gestion, utilisait également Workiva pour le reporting statutaire mondial. Mais confronté à la pression croissante d'essayer la RPA et maintenir la productivité malgré les réductions post-fusion, il s'y est penché à nouveau. Jusqu'alors, Workiva avait considérablement élargi les capacités de données de la plateforme, ce qui lui a permis de se connecter directement à des sources de données comme jamais auparavant, au service d'une solution de reporting statutaire mondiale plus élaborée.

Jordan pensait avoir atteint un plateau dans l'utilisation de Workiva pour stimuler la productivité.

« Maintenant, je ne sais même quelles sont les limites », a-t-il déclaré.

Un fort retour sur investissement

L'utilisation accrue de Workiva s'est produite après que Solenis ait acquis des dizaines d'entrepôts lors de la fusion, ainsi que des usines et davantage d'employés à travers le monde, ce qui a compliqué le travail du service financier. Solenis a également été confrontée à des honoraires de commissaire aux comptes supérieurs à la moyenne. Dans le même temps, son équipe mondiale a réduit sa taille, mais a dû faire le travail, même lorsque la pandémie de COVID-19 a bouleversé le monde. 

« J'ai dû améliorer notre efficacité », a-t-il déclaré. « Je n'avais pas le choix. En quelque sorte, je me suis retrouvé dans une situation dans laquelle j'avais besoin de réduire tous ces coûts sans compromettre mon efficacité. »

Il voulait également s'assurer que son équipe se concentrait sur le travail à forte valeur ajoutée, et non sur les tâches insignifiantes. 

« Pour être les meilleurs de notre catégorie du point de vue des coûts, nous devons être au moins dans le peloton de tête pour les processus », a-t-il ajouté. « Sinon, vous payez des gens pour faire beaucoup de travail dans ce domaine. »

Avec le soutien de son directeur financier, il a collaboré avec l'équipe Workiva pour examiner le retour sur investissement de l'utilisation de la plateforme de reporting connecté pour le reporting statutaire mondial. Ils s'attendaient à gagner en efficacité, en partie en :

• Connectant directement des sources de données à un environnement de reporting centralisé sur la plateforme Workiva pour extraire et actualiser automatiquement les données, réduisant ainsi le risque d'erreur manuelle
• Améliorant la visibilité du siège sur les données en tirant parti des paramètres d'autorisation et des pistes d'audit automatiques intégrés dans les solutions Workiva
• Améliorant la visibilité sur le reporting statutaire mondial  
• Connectant des données dans l'ensemble des rapports pour des mises à jour simultanées

Ils ont projeté une analyse de rentabilité autofinancée avec un retour sur investissement de 43 % sur trois ans pour leurs 30 entités déclarantes en Europe, au Moyen-Orient, en Afrique et en Russie—et plus encore si l'on inclut l'ensemble de leurs 50 entités dans le monde. 

Faire passer le reporting au niveau supérieur

À partir de là, Jordan a cherché à simplifier la façon dont son équipe établit son rapport d'exploitation mensuel, un véritable phénomène de plus de 100 pages regroupant des données financières consolidées par région et par entreprise, les informations sur le personnel, les marges, les prix, l'inflation, les données de marché et les indicateurs.

Cet effort—de même que les projets de refonte des contrôles internes—a convaincu Jordan que Solenis avait besoin de conclure un accord à l'échelle de l'entreprise avec Workiva pour connecter tous les types de rapports aux contrôles internes à l'aide d'une seule plateforme.

As Solenis implements Workiva in phases around the world, some benefits are already apparent. Eliassen Group, their Workiva implementation partner, helped Jordan and team accelerate the execution of their worldwide implementation.

“Eliassen took our implementation over the finish line,” Jordan said. “And it’s been smooth sailing ever since.”

« L'efficacité de l'état consolidé, dont 60 % des notes de bas de page ont probablement été extraites de la balance générale des comptes, est incroyable », a-t-il expliqué.

Solenis externalise sa fonction d'audit interne à un fournisseur qui utilise également Workiva. Son commissaire aux comptes utilise Workiva lui aussi. En veillant à ce que ses commissaires aux comptes utilisent la plateforme Workiva, Solenis a réduit les honoraires de ces derniers grâce à la réduction des contrôles répétés. Grâce à la plateforme Workiva, Solenis a pu réduire un rapport d'audit interne d'un document d'environ 120 pages à une présentation de 10 pages entièrement connectée. 

Bien que de multiples facteurs aient conduit Solenis à utiliser Workiva dans toute l'entreprise, Jordan s'est servi de Workiva pendant des années dans plusieurs entreprises tout au long de sa carrière.

« Je crois en l'outil, et je crois en sa fonctionnalité », a affirmé Jordan. « Rien n'est plus épuisant que de faire du travail manuel, et je n'ai pas une grande équipe. Je n'ai pas de personnes sur lesquelles me reposer. Donc, par pur égoïsme, je voulais aussi le faire pour moi. »

S'agissant de Workiva, ce qui est bon pour une personne est bon pour de nombreuses autres.Depuis le 13 avril 2021 (même pas un an après avoir élargi l'utilisation de la plateforme), Solenis a été reconnue comme étant l'entreprise américaine la mieux dirigée, un prix parrainé par Deloitte Private et The Wall Street Journal qui récompense les entreprises privées américaines exceptionnelles et les réalisations de leurs équipes de direction.  

« Notre partenariat avec Workiva a joué un rôle déterminant dans l'efficacité de notre processus financier qui nous a permis d'être reconnus », a déclaré Jordan.  « Je ne peux pas imaginer à quoi ressemblerait la vie sans  elle. »