Cornerstone Building Brands restructure l’audit interne et la conformité SOX, et économise plus d’1 million de dollars

Cornerstone Building Brands (Cornerstone), le plus grand fabricant de produits de construction commerciale et résidentielle extérieure en Amérique du Nord, a été créé par la fusion de NCI Building Systems et de Ply Gem et continue de croître par le biais d'acquisitions.

Lorsque des entreprises fusionnent pour créer une nouvelle entité, les gains d'efficacité et les postes supprimés font l'objet d'un examen minutieux. Pour Nancy Jordan, Vice-présidente de l'audit interne chez Cornerstone, la fusion était également l'occasion idéale de consolider Workiva dans la fonction de gestion des risques de la nouvelle entreprise.

Une recommandation impressionnante

Nancy a été orientée vers Workiva par une source improbable, à savoir un membre de son comité d'audit. En tant que membre du conseil d'administration et ancien Directeur financier d'une société utilisant Workiva, il a reconnu le potentiel de la plateforme pour Cornerstone, qui jonglait encore entre des centaines de fichiers Microsoft® Excel et Word à l'époque.

En se penchant sur la situation, Nancy savait que Workiva était le bon choix. « Pour moi, cela en dit long quand j'ai un membre du comité d'audit qui vient me dire : « Vous devez vraiment adopter Workiva », affirme-t-elle.

Après l'intégration de Workiva, Nancy a constaté des gains d'efficacité incroyables grâce à la plateforme. Elle a rapidement réalisé que cette solution était le seul moyen d'harmoniser deux programmes de contrôle disparates. Elle disposait de moins de 10 mois pour mettre en œuvre un nouveau programme SOX combiné, qui consistait en des descriptions de processus documentées, des visites de contrôle et tous les tests de contrôle.

Workiva : « Une plateforme qui change la donne » 

Avant Workiva, la situation de Cornerstone était au mieux complexe, a déclaré Nancy. Cornerstone est divisée en deux parties (commerciale et résidentielle) avec les éléments hérités des composantes commerciales et résidentielles des entreprises fusionnées.

« Même à partir de l'ancien volet commercial », a-t-elle indiqué, « chaque fois que nous avons effectué des tests, nous utilisions des feuilles de calcul Excel pour 200 contrôles, et chacun d'entre eux subissait parfois jusqu'à cinq tests. »

Au total, il y avait environ 2 500 fichiers Excel différents, plus de 25 unités commerciales, auxquels se sont ajoutés le suivi du temps, la gestion des disques partagés, la réception et l'envoi de chaque fichier par courriel. Et son équipe de huit personnes a consacré en moyenne 30 heures à chaque contrôle.

Ce n'est qu'un aspect de l'activité.

« Je ne sais pas ce que nous ferions aujourd'hui sans Workiva », a déclaré Nancy. « Maintenant, nous avons pu l'harmoniser. Nous préparons tous nos documents fournis par les clients, effectuons toutes les étapes de vérification et soumettons toutes nos demandes tendant à remplir des formulaires via Workiva. Tout ce que nous avons est sur Workiva, et cela a littéralement changé la donne pour nous ».

En outre, les questionnaires trimestriels de sous-certification et de vente à l'étranger sont remplis sur Workiva. Les commentaires de l'équipe de direction ont été nombreux. L'équipe a apprécié à quel point il est facile pour elle non seulement de remplir les formulaires, mais aussi d'avoir une visibilité sur l'assistance qui n'était pas disponible auparavant lorsque ces tâches étaient effectuées à la main.

Renforcer l'efficacité de l'audit externe

Lorsque Cornerstone a été créée, les deux entités précédentes ont rompu le contrat qu'elles avaient conclu avec leurs commissaires aux comptes et en ont engagé un nouveau. Nancy a eu l'occasion, dans le cadre de ce nouveau partenariat, de développer les capacités de Workiva et de nouer une meilleure relation de travail avec son nouveau commissaire aux comptes.

Une simple fonctionnalité de Workiva a ouvert de nouvelles et incroyables opportunités à Cornerstone et à son commissaire aux comptes : la possibilité d'accéder à des centaines de fichiers volumineux de feuilles de calculs depuis un seul endroit.

« Pouvez-vous imaginer partager ces fichiers par courriel ? », a demandé Nancy. « Cela n'aurait tout simplement pas pu se faire auparavant. »

Outre la facilité d’utilisation, le fait d’accorder à leur commissaire aux comptes l’accès à la plate-forme Workiva a réduit le nombre de demandes ponctuelles reçues par son équipe : où se trouve ce fichier, a-t-il été testé, etc. Le commissaire aux comptes peut également afficher le rapport fourni par le client qui indique l'état de la demande, et peut afficher et télécharger tout support fourni par le responsable du contrôle.

« Pendant que nous effectuons nos tests, ils peuvent commencer à faire les leurs. Alors ils n'ont pas besoin de nous déranger », a déclaré Nancy. « C'est donc beaucoup plus efficace, à l'entière satisfaction du responsable du processus qui dispose d'un système auquel il peut accéder. » 

« Des gains d'efficacité considérables » en termes de temps et de liquidités

Compte tenu de la complexité du processus de conformité de Cornerstone—exacerbée par les nombreuses unités commerciales, des centaines de contrôles et de l'absence de connexion avec les parties externes—, une grande partie du processus SOX reposait sur l'assistance des ressources et le soutien des consultants.

Avec les gains de temps obtenus grâce à Workiva tout au long de leur processus, ils ont repris le travail des consultants SOX externes et ont réalisé des économies considérables dans le processus.

« Nous avons dépensé 620 000 USD au titre des honoraires versés aux consultants pour qu'ils nous aident à gérer le processus SOX au cours de l'exercice 2018. En 2019, j'ai dépensé 1,5 million USD. Au cours de l'exercice 2020, l'année au cours de laquelle la COVID est apparue et la vie telle que nous la connaissions a changé, je n'ai rien dépensé. Tout cela n'aurait pas été possible sans la solution Workiva. »

Outre les économies purement financières réalisées grâce à l'utilisation de Workiva, l'équipe a également été en mesure de quantifier un gain de temps grâce aux fonctionnalités de suivi du temps de la plateforme.

« Pour l'exercice 2019, nous avons passé environ 30 heures par contrôle manuel (processus commercial), ce qui est bien trop long », a déclaré Nancy. «J'ai le plaisir de vous annoncer que nous avons consacré en moyenne sept heures par contrôle au cours de l'exercice 2020, en ce compris les premiers tests pour cinq unités commerciales. Là encore, l'équipe a réalisé des gains d'efficacité considérables. »

Contribuer à une bonne image

Au cours de l'exercice 2020, l'équipe a mis en œuvre et terminé l'évaluation des risques liés à la loi SOX au sein de Workiva. Cet effort a consisté à mettre en correspondance plus de 20 bilans et comptes de résultat différents avec les contrôles, tout en tenant compte de l'importance relative. L'évaluation des risques a été communiquée aux commissaires aux comptes de l'entreprise pour qu'ils donnent leur accord, et un plan a été mis au point pour définir l'étendue des actions prévues pour l'exercice 2020.  

Le développement de l'évaluation des risques au sein de Workiva a mis en lumière quatre unités commerciales qui n'avaient jamais été concernées par le processus SOX pour certains contrôles. D'après Nancy, « Cela a ouvert les yeux de chacun, car ces unités commerciales avaient toujours été considérées comme insignifiantes. »

Des plans ayant été mis en place, l'équipe de Cornerstone peut utiliser ce qu'elle a produit cette année et le reproduire l'année prochaine, a déclaré Nancy. 

« C'est ce qui fait toute la beauté de Workiva », a-t-elle déclaré. « Maintenant que ces éléments sont mis en place et se trouvent sur Workiva, il nous suffit d'y insérer les données financières, le tout étant simplement mis à jour. »

Et ce n'est pas seulement son équipe qui s'en est rendu compte : son travail acharné et son impact sur le résultat net ont suscité l'intérêt des dirigeants de Cornerstone, dont le Directeur financier.

« Il a adoré », a annoncé Nancy en parlant de sa présentation de l'évaluation des risques au Directeur financier de l'entreprise. « Il a été tellement impressionné qu'il voulait que je la remette au comité de direction et à tous les présidents des unités commerciales de divisions. Vous faites une présentation au président d'une unité commerciale, qui s'en fait une idée globale par la suite. »

Mais Nancy et son équipe ne s'arrêtent pas là. Pour l'exercice 2021, ils mettent en œuvre 1) des certifications de contrôle trimestrielles qui exigeront de chaque responsable de contrôle qu'il certifie ses contrôles, 2) des responsables de processus recevant des tâches dans Workiva pour examiner et mettre à jour les récits des processus 2 à 3 semaines avant les vérifications du processus, et 3) l'exploitation, dans le cadre de la fonctionnalité de suivi, des documents types fournis par les clients qui ont été créés au cours de l'exercice 2020.

Microsoft® Excel et Word sont des marques commerciales de Microsoft  Corporation aux États-Unis et/ou dans d'autres pays.