Discovery Communications utilise Wdesk à la manière d'un bricoleur

L'équipe de Discovery Communications chargée du reporting est à la fois collaborative et tournée vers l'avenir ; elle recherchait une solution de reporting qui fonctionne de la même manière. 

Lorsque la plupart des gens entendent parler de bricolage, ils pourraient penser à une nouvelle décoration ou à la construction d'une jardinière—et non à apprendre à mettre en œuvre et à maintenir une plateforme comptable efficace de A à Z. Mais c'est exactement ce que l'équipe de Discovery Communications chargée du reporting externe a fait lorsqu'elle est passée d'un processus fastidieux de reporting SEC à Wdesk. 

L'équipe a décidé de gérer toute seule la transition vers l'application, avec très peu d'assistance. L'équipe de cinq personnes basée à Silver Spring, dans le Maryland, s'occupe du reporting SEC pour la société qui détient de célèbres chaînes de télévision comme Discovery Channel, TLC, Animal Planet et Investigation Discovery.

La plupart des entreprises choisissent de faire appel aux professionnels de WebFilings pour qu'ils élaborent un classeur des données de l'entreprise, configurent les nouveaux rapports et même apportent une assistance directe pour les premiers rapports. Mais Discovery voulait de l'autonomie.

Grâce à Wdesk, nous pouvons consacrer plus de temps aux activités à valeur ajoutée et nous sommes moins perdus dans les détails du rapport.

— Kristine Deringer, Vice-présidente de la comptabilité technique et du reporting

« Nous avons une équipe motivée », déclare Kristine Deringer, Vice-présidente de la comptabilité technique et du reporting chez Discovery. « Nous avions besoin d'une solution qui réponde aux besoins de notre société de contenu internationale. En tant que numéro un mondial des médias non fictionnels, nos exigences étaient de mettre en œuvre une solution efficace pour répondre aux besoins de notre entreprise en pleine croissance. »

Le jour après avoir rempli son formulaire 10-Q pour le premier trimestre, l'équipe Discovery a procédé à la transition totale vers Wdesk. Au cours des trois mois précédents, les membres de l'équipe avaient suivi une formation régulière sur la plateforme afin d'être immédiatement opérationnels. Ils se sont répartis les responsabilités en matière de formation, puis se sont retrouvés pour mettre à profit leurs connaissances combinées afin de remplir et de déposer leur formulaire 10-Q pour le deuxième trimestre.

De nombreuses façons de se former

De la section d'aide en ligne aux webinaires en passant par les vidéos de formation, l'équipe a utilisé toutes les ressources étendues de Wdesk pour en savoir plus sur la plateforme. « Nous faisons partie de la génération YouTube, donc nous aimons pouvoir regarder une vidéo, la télécharger dans notre cerveau et savoir ce que nous devons faire », explique Alana Lee, Assistante de direction du DGA.

Wdesk vous donne le contrôle, la confiance et les moyens d'exploiter l'ensemble de votre processus de reporting.

— Alana Lee, Assistante de direction du DGA

Et si les membres de l'équipe avaient une question, il leur suffisait d'un coup de fil pour obtenir de l'aide. « Je savais que nous pouvions trouver tout ce dont nous avions besoin dans la section d'aide, mais nous savions aussi que nous pouvions appeler notre responsable de la réussite des clients à tout moment », ajoute Lee.

Responsabiliser l'équipe

Selon l'équipe Discovery, la plateforme a complètement révolutionné son processus de reporting. Le modèle de données unique élimine les problèmes de contrôle de versions et facilite l'approche de travail d'équipe du groupe.

Gaurav Dhawan, Directeur du Reporting SEC et de la Politique comptable, apprécie le fait que le processus de travail en équipe ne soit pas entravé par des vérifications fastidieuses de détails insignifiants. « Grâce à Wdesk, nous sommes convaincus que les chiffres sont cohérents ». Forts de cette conviction, les cinq membres peuvent travailler sur un rapport ensemble, et les réviseurs d'autres secteurs de l'entreprise peuvent se joindre à eux.

Grâce à Wdesk, nous sommes convaincus que les chiffres sont cohérents.

— Guarav Dhawan, Directeur du Reporting SEC et de la Politique comptable

« Il est extrêmement utile pour nous tous d'exécuter nos tâches dans le fichier en même temps », explique Erica Jacobson, Directrice de la Comptabilité technique et du Reporting SEC. « Auparavant, nous passions beaucoup de temps à écrire des commentaires soumis par le service juridique, puis à les renvoyer pour examen. Désormais, le service juridique peut intervenir et apporter ses propres modifications. »

Les outils d'évaluation rendent la collaboration encore plus efficace. « Grâce à Wdesk, le processus de commentaire se transforme en dialogue, car vous pouvez répondre aux commentaires dans le document et vous n'avez pas besoin d'organiser une réunion ou de parler en personne, ce qui permet de gagner beaucoup de temps », explique Erica Jacobson.

Elle ajoute que la fonction de liaison de la solution est particulièrement utile. « Grâce à la fonction de liaison dans les classeurs, les chiffres sont automatiquement mis à jour, ce qui est incroyablement efficace et minimise les risques d'erreur. »

Tout le travail fastidieux que l'équipe avait l'habitude de faire appartient désormais au passé. L'équipe effectue maintenant un travail à plus forte valeur ajoutée pour améliorer le contenu des documents. « Puisque toutes les tâches administratives sont prises en charge par Wdesk, nous pouvons nous concentrer sur les choses qui comptent vraiment, explique Safi Majid, Comptable principal du service Reporting SEC et Politique comptable.

Balisage XBRL robuste

L'équipe manipuler les balises XBRL au moyen d'un logiciel de tableur avant de passer à Wdesk. La nouvelle plateforme a considérablement amélioré le processus avec une meilleure mise en forme, des rapports plus clairs et une multitude de fonctionnalités de balisage XBRL. « Cela vous donne un moyen très simple de parcourir le document pour obtenir toutes les informations dont vous avez besoin », ajoute Safi Majid. Selon lui, les différents affichages du rapport, la possibilité de créer des copies annotées avec du contenu XBRL et les fonctionnalités qui lui permettent d'examiner et de tester les données de différentes manières sont particulièrement utiles.

Wdesk a amélioré notre processus d'élaboration de rapports en réduisant le travail et les coûts.

— Safi Majid, Comptable principal au sein du service Reporting SEC et Politique comptable

Auparavant, Safi Majid faisait tout le balisage XBRL, mais maintenant grâce aux balises XBRL intégrées à Wdesk, il a été en mesure de former Erica Jacobson et un autre membre de l'équipe chargée des balises XBRL, ce qui facilite l'affectation des tâches et la gestion du temps.

D'après M. Deringer, le choix de passer à Wdesk et la stratégie d'autonomie de l'équipe a réellement porté ses fruits. « Nous recherchons en permanence des moyens d'améliorer notre processus et de maximiser la communication. Et c'est ce que nous avons fait avec Wdesk. »