Endeavour décroche l’or avec Workiva

L'extraction de l'or est un processus ardu qui exige patience, compétence et dévouement. Endeavour Mining le sait—elle extrait des centaines de milliers d'onces d'or chaque année en Afrique occidentale. 

Les mineurs d'or d'Endeavour Mining n'utilisent pas de casseroles pour passer minutieusement au crible la vase comme les chasseurs de bijoux d'autrefois, mais l'équipe comptable de cette entreprise avait de l'empathie pour ces prospecteurs. Son processus consistant à cocher et à lier des données provenant de différents documents et à les combiner manuellement pour les besoins des rapports SEDAR avait beaucoup en commun avec les procédures archaïques du passé.

« C'était tout simplement impossible à gérer », a déclaré Dave Jackson, Vice-président et Contrôleur de gestion du groupe chez Endeavour Mining. « Nous avions tant de versions de tant de fichiers Excel. Et à cause de toutes les divulgations, nous avions tellement de copies différentes de différents documents qui devaient correspondre les unes aux autres.  Il était donc presque impossible de gérer cela. »

Endeavour Mining est une société mondiale disposant de bureaux à Londres, au Royaume-Uni et de participations au Canada, en Afrique du Sud, au Burkina Faso, en Côte d'Ivoire et dans d'autres pays du monde. Elle a acquis plusieurs mines ces dernières années, générant un cycle de reporting complexe et en constante évolution auquel les processus précédents ne pouvaient s'adapter.

Compte tenu du nombre de divulgations nécessaires à son reporting et de la vitesse à laquelle les choses peuvent évoluer, Endeavour Mining avait besoin d'une solution flexible capable de maintenir la précision et de suivre le rythme changeant de l'entreprise.

Le canari dans la mine d'or

Jana Smit, Responsable du reporting d'entreprise chez Endeavour Mining, a entendu parler de Workiva et a demandé une démonstration. À la fin de la session, elle savait que cela pouvait résoudre les problèmes de l'entreprise. 

« Cela a simplement éliminé beaucoup de tâches manuelles », a-t-elle déclaré. « Je pense qu'auparavant, nous passions beaucoup de temps à faire en sorte que les chiffres et les récits étaient mis à jour avec les dernières données. Parfois, lorsque vous liiez des tableaux Excel à un document Word, les liens étaient endommagés : tous les formats étaient détruits facilement. Désormais, nous avons plus de temps pour nous concentrer sur l'analyse des informations qui passent par la plateforme Workiva. »

« Cela a coulé de source, pour être honnête, quand nous avons réalisé ce que cette plateforme pouvait nous aider à faire et combien de temps elle nous ferait gagner », a ajouté Dave.

Workiva a fait gagner du temps concernant l'analyse en permettant à l'équipe d'effectuer des révisions fragmentaires conjointement à ses plannings exigeants. 

« Avant, j'attendais que les tâches financières soient accomplies et ensuite j'examinais tout le document », a déclaré Dave. « Mais maintenant, si le service d'audit dit que les pages cinq à huit sont terminées, je vais me contenter de regarder cette section et cela accélère tout. Nous accomplissons tellement de travail chez Endeavour, et tout le monde est tellement occupé que si je peux trouver 30 minutes pour regarder une section des états financiers dont je sais qu'elle est terminée, cela aide beaucoup à tout terminer à temps. » 

Tout ce qui brille

En éliminant les processus manuels qui ne génèrent pas de valeur ajoutée, Endeavour Mining a gagné du temps et de la tranquillité d'esprit.  

« Nous sommes simplement beaucoup plus confiants dans tout ce que nous faisons. Auparavant, nous craignions toujours de rater quelque chose à un endroit ou un autre », a déclaré Dave. « Dans le fichier Excel manuel, il suffit qu'une formule soit erronée pour se retrouver complètement dans le pétrin ».

« Le fait de disposer de toutes les données en un seul endroit facilite également les mises à jour », a renchéri Jana.

« Même pour quelque chose de négligeable, comme passer du T4 au T1, vous n'avez pas besoin de parcourir l'ensemble du fichier pour trouver des dates différentes. Vous effectuez la modification à un endroit seulement », a-t-elle déclaré.

Les processus manuels augmentent le risque d'erreurs, tout comme une équipe comptable mécontente et pressée. Workiva a réduit le risque dans les deux cas. 

« Cela réduit la frustration, je dirais, ce qui est essentiel lorsque vous êtes dans une période de reporting extrêmement stressante », a ajouté Dave. « Même avec toutes les autres choses que Workiva peut faire, le simple fait qu'elle puisse vous donner confiance dans les chiffres et aider votre équipe à faire d'autres choses plutôt que de comparer les documents est extrêmement précieux. »

L'étalon-or

Tout comme l'extraction nécessite des infrastructures et une assistance fiables pour éviter les effondrements, les équipes comptables ont besoin d'une plateforme fiable pour le reporting. Pour l'équipe comptable d'Endeavour Mining, cette plateforme est Workiva. 

« Workiva élimine le temps consacré aux tâches manuelles qui ne génèrent aucune valeur, augmente l'automatisation des fichiers et constitue une plateforme idéale pour atteindre ces objectifs », a expliqué Jana. « Cela nous a certainement fait gagner beaucoup de temps au cours des derniers trimestres. »