Workiva fait gagner 1000 heures en 3 mois à Fexco

Fexco est une société mondiale de technologie financière qui met en relation les personnes et les entreprises du monde entier grâce à l'innovation en matière de change et de paiements. 

Niamh Christie, Senior Group Accountant at Fexco, had recently joined the organisation and quickly realised the process to produce the statutory financial statements for more than 35 companies wasn’t scalable.

« Nous avions un processus très manuel. Nous remplissions les anciens documents sur la base d'un ensemble de plus de 35 fichiers avec un formatage différent pour chaque entreprise et fichier. Cela entraînait de nombreuses incohérences dans les premiers brouillons, et nous perdions beaucoup de temps à formater les documents et à vérifier les erreurs au lieu de nous concentrer sur le contenu des comptes statutaires », a déclaré Niamh.

Comme de nombreuses équipes financières chargée de la comptabilité statutaire, Fexco doit également faire face aux changements de réglementation et à la mise en œuvre de nouvelles normes. Leur façon de gérer ce processus n'était cependant pas durable.

« Lorsque nous mettions en œuvre un changement pour une nouvelle réglementation ou une nouvelle norme comptable, nous devions l'appliquer manuellement à plus de 35 ensembles d'états financiers. C'était une tâche chronophage, qui nous empêchait de nous concentrer sur l'impact réel de ces nouvelles normes ou sur la façon dont nous allions gérer la transition », a-t-elle précisé.

Identifier la meilleure approche

Niamh et l'équipe de contrôleurs de gestion de Fexco savaient qu'il était temps de changer. En mai 2019, ils ont commencé un examen des étapes du processus, des flux de travail et des contrôles internes dans l'assemblage et l'examen de leurs états financiers statutaires. 

In total, Fexco spent six months surveying and documenting their end-to-end processes to identify overlap and gaps before embarking on the future state design and deployment. This allowed the teams to challenge and enhance what they had initially thought to be the best approach.

Finding the right platform

Au troisième trimestre de 2019, Fexco avait terminé un examen approfondi des écarts entre ses processus actuels et ceux à venir, des risques clés, des contrôles internes et des exigences IFRS. L'équipe s'est mise à la recherche d'une solution.

« Workiva est venu faire une démonstration de sa plateforme, et nous avons immédiatement été convaincus qu'elle était faite pour nous. Elle comblait toutes les lacunes que nous avions identifiées dans notre processus existant, et ses capacités dépassaient de loin tout ce que nous avions vu dans d'autres systèmes », a déclaré Niamh. 

« Nous avions l'impression qu'il s'agissait du système idéal pour éliminer toutes les incohérences, répondre à nos préoccupations en matière de précision et rationaliser notre collecte de données à partir de différentes sources, afin que nous puissions les regrouper de sorte à améliorer significativement la transparence des états financiers », a-t-elle expliqué.

Processus centralisé de bout en bout

Fexco s'est lancé dans un projet ambitieux visant à migrer la préparation de ses états financiers statutaires vers le cloud avec Workiva via un processus connecté de bout en bout géré de manière centralisée par l'équipe de comptabilité statutaire.

« Pendant la mise en œuvre, l'équipe de Workiva a mis en relief des éléments auxquels je n'aurais jamais pensé. Elle a été un partenaire commercial extrêmement précieux », a déclaré Niamh. Il ne s'agissait pas d'un fournisseur de systèmes déconnecté du monde des IFRS ou des états financiers. Elle avait beaucoup de connaissances, et l'équipe Workiva a pu collaborer avec nous en s'appuyant sur tout ce qu'elle avait appris en travaillant avec des entreprises du monde entier.

Fexco’s connected process with Workiva now offered the following capabilities:

• Les données sont collectées auprès des ERP et centralisées dans des feuilles reliées via des connexions indépendantes du système
• Les rapports entre les entités de groupe et les filiales sont connectés via une source de données unique
• Les données et les commentaires sont reliés et partagés entre les équipes de contrôle, fiscales et d'audit
• La collaboration des équipes est soutenue par des examens basés sur les tâches et un accès fondé sur les rôles.
• Permissions controls are used to manage last-minute changes and document changes
• Version control audit trails are enhanced to aid audit requests and revision history

Au troisième trimestre 2019, Fexco a commencé à produire ses états financiers statutaires avec Workiva. Ses états financiers statutaires pour 2019 ont été publiés dans un délai de neuf jours ouvrables suivant la fin de l'exercice comptable à l'état de projet, prêts à être révisés.

Réalisations et résultats

Après le passage à la plateforme connectée Workiva, Fexco a constaté une amélioration de l'efficacité de son personnel, une plus grande satisfaction au travail et une confiance accrue dans les états financiers statutaires.

Gain de 1 000 heures en 12 semaines

Sur une période de 12 semaines, Fexco estime avoir économisé 1 000 heures, dont 500 pour l'équipe de reporting statutaire et environ 15 pour chacun des comptables de son groupe de plus de 35 entreprises.

« C'est incroyable quand nous y réfléchissons. Nous n'avions qu'à mettre en œuvre des modifications, puis à refaire le travail qui avait déjà été fait, ce qui n'apportait aucune valeur ajoutée », a expliqué Niamh. « Ce que nous constatons, c'est qu'il ne s'agit pas seulement d'une simple économie d'heures, mais que les gens utilisent ce temps pour apporter une réelle valeur ajoutée au processus de comptabilité statutaire ».

Plus, time saved by the team allowed them to focus on business process enhancements and the group-wide implementation of IFRS 16.

'This year we are transitioning to IFRS 16, which has been a huge body of work. It means that almost full time one member of our team has been able to focus on this for the past six weeks, where she would previously have been very much embedded in the financial statement preparation', she said.

Depuis qu'elle utilise Workiva, non seulement l'équipe de Fexco est en mesure de se concentrer sur les activités à valeur ajoutée, mais elle constate également une plus grande collaboration et de meilleures relations de travail entre les équipes fonctionnelles.

« Avec Workiva, je travaille vraiment avec tous les comptables de l'entreprise. Je résous les problèmes. Je facilite la vie de tout le monde ainsi que la mienne », a-t-elle déclaré.

Fiabilité et confiance accrues

La transparence des données est très importante pour Fexco, et l'amélioration du lien entre les données et le récit a renforcé la fiabilité et la pertinence de ses états financiers.

« Grâce à Workiva, nous pourrons faire encore plus confiance aux données issues de notre système ERP, car nous serons en mesure de comprendre et d'assurer la transparence au niveau du groupe », a déclaré Niamh. « En ce qui concerne notre obligation de rendre compte à nos parties prenantes, à nos actionnaires et aux banques, nous apprécions vraiment la transparence que Workiva nous offre désormais ».

Meilleure satisfaction au travail

Depuis sa transition vers Workiva, Niamh a remarqué que Fexco a été en mesure de mieux utiliser les compétences et l'expérience des membres de ses équipes, augmentant ainsi considérablement la satisfaction au travail.

« Le traitement de texte ne procure aucune satisfaction professionnelle, et n'exploite pas les talents de votre équipe. Mais si vous prenez le temps de mettre en place une plateforme comme Workiva, je peux témoigner du fait que les gens sont plus satisfaits de leur travail et qu'ils sont plus à même d'utiliser leurs compétences à un niveau plus élevé que le simple traitement de texte », a précisé Niamh.

« Workiva a augmenté mes niveaux de satisfaction professionnelle. C'est sans comparaison possible. J'adore toute simplement travailler avec la plateforme. Elle pense comme moi, est tellement intuitive et m'ouvre tant d'opportunités d'apprendre d'être plus impliquée », a-t-elle dit.« Je recommande vivement Workiva à toute entreprise ».