Comment Orion a renforcé le contrôle sur son reporting SEC

Créée il y a plus de 150 ans, Orion Engineered Carbons est un fournisseur de noir de carbone de premier plan. Smartphones. Pneus. Encre pour imprimantes. Ce ne sont là que quelques-uns des produits dans lesquels le noir de carbone est utilisé pour en améliorer la conception et optimiser les performances. 

Le directeur comptable d'Orion, André Schulze Isfort, et son équipe de Cologne, en Allemagne, sont responsables du reporting SEC de la société. Voici comment ils utilisent la plateforme Workiva pour gagner du temps, améliorer la collaboration et renforcer le contrôle et la transparence de leur processus de reporting.

Des équipes, rapports et données connectés

Étant donné que l'équipe comptable est basée en Allemagne et qu'elle doit travailler avec différentes équipes—y compris des collègues aux États-Unis, l'équipe fiscale, des auditeurs externes, un comité SEC externe et l'équipe chargée des relations avec les investisseurs—Orion a l'énorme avantage de pouvoir connecter tous le monde sur une même plateforme.

«C'est absolument formidable que tout le monde puisse travailler ensemble dans différents documents simultanément. Vous n'avez pas besoin d'attendre qu'une section soit terminée. L'ensemble du processus est beaucoup plus collaboratif », a déclaré André. 

La plateforme est accessible à tout moment, de n'importe quel endroit du monde, pour que l'équipe puisse créer, mettre à jour et réviser des documents.

« Lorsque nous travaillions à distance (par exemple, pendant le récent confinement lié à la COVID), j'étais vraiment heureux que nous ayons mis en place cette collaboration. La coordination de l'ensemble du processus de reporting s'en est trouvée grandement facilitée », a-t-il déclaré.

Élimination des processus manuels

Orion souhaitait supprimer les processus manuels qui avaient traditionnellement joué un rôle important dans la préparation de ses rapports. Auparavant, les données étaient conservées dans des feuilles de calcul externes, elles étaient mises à jour manuellement à chaque changement, puis copiées et collées dans les rapports. Ce processus était inefficace et nécessitait des étapes de révision supplémentaires.

Les rapports d'Orion sont désormais connectés à une source unique de données qui sont reliées à différentes instances dans leurs documents et feuilles de calcul. À chaque fois que les données sont mises à jour, elles sont automatiquement transférées dans différents rapports pour garantir que toutes les instances sont cohérentes et à jour.

« Nous avons désormais atteint un niveau d'intégration assez élevé », a déclaré André. « On appuie sur un bouton pour synchroniser toutes les données, et tout est mis à jour. C'est une grande amélioration. »

Avec Workiva, Orion peut non seulement limiter les risques en connectant ses données, mais également améliorer la productivité en réduisant le temps que ses équipes consacrent, directement et indirectement, au processus de reporting.

« Nous avons pu gagner du temps à tous les niveaux—y compris au sein de ma propre équipe et avec les parties prenantes externes et nos auditeurs », a-t-il expliqué.

Amélioration de la communication

Orion utilise le plus la fonction de commentaire de la plate-forme Workiva. Des collègues en Allemagne et aux États-Unis, ainsi qu'un conseil et des auditeurs externes, fournissent des commentaires sur la plateforme. Chacun peut répondre en temps réel, quel que soit son emplacement. Cela a joué un rôle essentiel dans l'amélioration de l'interaction entre ces parties prenantes.

« Avec la fonction de commentaire, peu importe où se trouvent les gens car, même si j'échange avec mon collègue aux États-Unis, on a l'impression de travailler côte à côte », a déclaré André. « Nos auditeurs ont un accès en lecture seule, ils peuvent donc accéder aux documents et nous poser des questions ou soulever d'éventuels problèmes. Comme l'ensemble des informations et des personnes se trouvent sur une seule plateforme, on peut passer moins de temps à échanger et à comparer les dernières versions provisoires des rapports et se concentrer sur le véritable travail d'audit de valeur. »

Sous contrôle

Auparavant, Orion travaillait avec des imprimeurs financiers traditionnels. Toutefois, ce processus était manuel, inefficace, coûteux et manquait de souplesse. Il nécessitait beaucoup d'échanges de courriels, et l'équipe devait passer du temps à essayer de déchiffrer les commentaires manuscrits.

« Avec Workiva, nous sommes totalement indépendants et gardons le contrôle total du processus. Nous pouvons tout faire en interne, ce qui nous a permis de sensiblement réduire les coûts externes. Vous maîtrisez le processus de l'enregistrement au rapport. »

De plus, Orion n'a pas à s'inquiéter de voir quelqu'un apporter des modifications à une version périmée. On peut enfin utiliser la fonction d'historique ou créer une version comparée pour examiner les différentes versions des rapports.

« Si nous devons apporter une modification tardive au bilan quelques minutes avant le dépôt de la déclaration, nous pouvons le faire instantanément et en toute confiance », a déclaré André. 

Confiance dans les données

La confiance dans les données est très importante pour Orion, et l'amélioration du lien entre les données a renforcé la fiabilité de ses rapports.

« Avec Workiva, nous avons beaucoup plus de transparence et de confiance vis-à-vis de nos données. La cohérence et l'intégrité des données sont garanties sur l'ensemble des rapports, ce qui constitue pour nous un avantage considérable », a déclaré André. « C'est incroyable de travailler avec Workiva. C'est une formidable plateforme. »