Orion a fait un pas de géant grâce à son programme de conformité SOX

Le programme de conformité SOX d'Orion Engineered Carbons reposait auparavant sur des documents de bureau et des feuilles de calcul échangés via des e-mails ou des clés USB. Mais ce processus manquait de transparence, il était difficile à gérer et il prenait du temps.

De plus, il était difficile pour Udo Burger, directeur des contrôles des processus métier à Cologne, en Allemagne, de collaborer avec ses homologues en Asie-Pacifique et en Amérique du Nord.

« C'était un véritable cauchemar d'essayer de tenir à jour les documents SOX », a déclaré Udo. « Nous devons collaborer avec nos collègues 24 heures sur 24, mais notre ancien processus était tellement compliqué et chronophage. Je savais que notre équipe chargée des rapports SEC utilisait Workiva avec succès, et donc qu'il était temps pour nous de nous y mettre également. »

Un grand pas en avant

Grâce à Workiva, Orion est en mesure de gérer l'ensemble de son programme de conformité SOX en un seul emplacement central. En réunissant plus de 120 personnes impliquées dans le processus SOX sur une seule et même plateforme cloud, Orion peut accroître la visibilité et améliorer la valeur.

« Ce fut pour nous un grand pas en avant que de disposer de tous nos documents au même endroit », a déclaré Udo. « Avec Workiva, nous savons que tout est au bon endroit, que la documentation est accessible à tout moment, à n'importe quel endroit du monde, et que nous avons toujours les versions les plus récentes. »

Tout le monde collaborant sur une seule et même plateforme, non seulement l'ensemble du processus est beaucoup plus transparent, mais Udo a également pu gagner du temps qu'il peut désormais consacrer à des activités qui font la différence.

« Nous pouvons désormais approfondir l'analyse des résultats des tests. Nous avons le temps d'examiner de plus près les problèmes réels et de voir comment nous pouvons y remédier », a-t-il déclaré.

En outre, comme l'équipe allemande doit travailler en étroite collaboration avec ses homologues aux États-Unis, au Brésil, en Chine et en Corée, la plateforme Workiva a été essentielle pour aider son équipe SOX à collaborer plus efficacement.

« La fonctionnalité de commentaires et la possibilité d'assigner des tâches à d'autres collègues optimisent grandement la collaboration », a-t-il expliqué.

Visibilité instantanée

L'équipe Orion utilise la plateforme Workiva pour collaborer sur les contrôles, les évaluations des risques et plus encore tout au long du processus de test.

« Il est bien plus efficace de gérer le processus de test sur une seule plateforme. Nous sommes en mesure de suivre le statut de nos tests SOX, et avons tous les résultats au même endroit—c'est parfait », a déclaré Udo. « C'est également génial d'avoir notre matrice des risques et des contrôles liée à nos commentaires et organigrammes. »

De plus, la fonctionnalité de rapport et de tableau de bord fournit à Orion une vue d'ensemble de l'état de son programme SOX.

« Les tableaux de bord et les rapports sont formidables ! Nous n'avons pas eu à passer de temps à les personnaliser, et avons donc pu les utiliser immédiatement », a expliqué Udo. « De plus, il existe divers rapports différents et filtres faciles à utiliser, de sorte que nous avons la possibilité de découper les données selon nos besoins. »

Faire la différence

Orion s'est doté d'un responsable de la réussite des clients dédié chez Workiva qui travaille avec lui pour s'assurer de l'atteinte de ses objectifs et de l'optimisation de son utilisation de la plateforme.

« Le service et l'assistance à la clientèle sont exceptionnels », a déclaré Udo. « Le responsable personnel de la réussite des clients fait la différence. Je dois reconnaître qu'au début, j'étais sceptique quant à leur capacité à procurer les avantages décrits, mais je suis désormais ravi. Ils sont toujours disponibles et je peux obtenir une aide précieuse à chaque fois que j'en ai besoin. »

Usage facile

Grâce à un déploiement rapide, l'équipe d'Orion a pu constater rapidement les avantages finaux liés à la connexion des informations sur les risques et les contrôles dans l'ensemble de l'entreprise.

« Entre la formation en ligne et le caractère suffisamment explicite de la fonctionnalité du test, la courbe d'apprentissage n'a pas été très élevée. C'est un avantage important, car vous n'avez pas besoin de semaines ou de mois de formation pour vous familiariser avec la plateforme », a déclaré Udo.

Compte tenu de l'intuitivité de la plateforme, Udo est enchanté par les nouvelles façons dont Orion peut connecter ses employés, ses processus et ses données.

« Nous étudions maintenant la façon dont nous pouvons appliquer la plateforme à un plus grand nombre de services, car elle est si facile à utiliser », a-t-il expliqué. « Je ne connais aucune autre plateforme capable de faire tout ce que Workiva peut faire de manière aussi simple. »