KeyBank toujours leader en matière de politiques comptables grâce à Workiva

Les institutions financières, dont les actifs se chiffrent en milliards de dollars, utilisent Workiva pour simplifier, rationaliser et moderniser leurs plans de résolution complexes et leur reporting financier. De nombreuses entreprises de services financiers font également confiance à Workiva, récompensée par le GRC 20/20 pour avoir offert la meilleure expérience utilisateur dans la gestion des politiques, au titre de la gestion de ses politiques et procédures.

Pour KeyBank, basée à Cleveland, choisir Wdesk, la plateforme cloud de Workiva, pour gérer ce processus était une évidence.

«Je connaissais les fonctionnalités de Wdesk, la collaboration, le flux de travail et les possibilités de piste d'audit grâce à mon expérience antérieure en matière de reporting externe. Il s'agissait des mêmes problèmes que ceux auxquels nous étions confrontés du point de vue de la politique comptable, il était donc évident pour moi d'utiliser Wdesk », a déclaré Stacy Gilbert, Vice-présidente principale et Directrice de la politique comptable.

Avant que KeyBank n'adopte Wdesk pour gérer ses politiques et procédures comptables, le processus était manuel et fastidieux. Les modèles de politique traditionnels étaient stockés sur un disque partagé, les utilisateurs téléchargeaient le modèle sur leur propre ordinateur de bureau lorsqu'une politique devait être révisée, et un projet mis à jour était diffusé par e-mail. Le processus a posé plusieurs problèmes, du contrôle des versions au suivi, en passant par l'enregistrement des courriels et l'archivage des preuves.

« C'était compliqué », a déclaré Stacy. « C'était un processus très manuel avec beaucoup d'e-mails.»

À l'heure actuelle, Stacy et son équipe ont transféré leurs documents de procédures et leurs politiques comptables dans Wdesk, en suivant un processus qui tire pleinement parti des nombreuses fonctionnalités de la plateforme :

• Toutes les politiques comptables sont contenues dans un seul document sur lequel plusieurs personnes peuvent travailler en même temps.
• L'équipe de Stacy peut définir des niveaux d'accès selon la fonction. Par exemple, le responsable de la politique dispose d'un accès total, tandis que les autres parties prenantes ne peuvent que modifier ou visualiser le document.
• Lorsqu'il est temps de mettre à jour une politique, Stacy utilise une combinaison de modifications de suivi et de fonctionnalités de copies annotées pour montrer aux principales parties prenantes ce qui a changé exactement.
• Les preuves à l'appui sont jointes directement aux documents qu'elles étayent.
• Lorsque la politique en est au stade d'approbation finale, Stacy gère les signatures avec la fonctionnalité de flux de travail de certification qui automatise et suit le processus.

Compte tenu de l'efficacité avec laquelle la plateforme a amélioré la gestion des politiques et procédures comptables de KeyBank, l'équipe de Stacy a également transféré le processus de suivi des exceptions dans Wdesk.

Chaque trimestre, l'équipe de Stacy envoie un modèle de collecte de données qui recueille des informations sur les exceptions accordées aux politiques comptables de KeyBank et les détails pertinents concernant ces exceptions. Ces points de données sont automatiquement regroupés dans un rapport que Stacy passe en revue chaque trimestre avec la haute direction de KeyBank.

« Si vous n'avez pas de moyen de suivre les exceptions aux politiques comptables, comment savoir si elles peuvent avoir un impact important sur vos états financiers ? Ce qui pourrait être un jour une exception sans importance peut avoir une incidence considérable des années plus tard », a déclaré Stacy.

Dans l'ensemble, Stacy a constaté les nombreux avantages de la gestion des politiques comptables, des procédures et du suivi des exceptions de KeyBank dans Wdesk. Grâce à une transparence accrue, le comité de politique a davantage conscience de la manière dont l'application des politiques comptables affectera les états financiers de la banque.

Il a également transformé le travail quotidien de l'équipe de Stacy : « La gestion des politiques et procédures comptables dans Wdesk permet à mon équipe de travailler sur des projets à plus forte valeur ajoutée, comme la restructuration des politiques pour les rendre plus conviviales », a expliqué Stacy, « ce qui a un impact sur les parties prenantes de toute la banque, y compris les clients qu'elle sert. »