NXP connecte son back-office mondial à sa mission

NXP Semiconductors fabrique des produits qui permettent des connexions et une infrastructure sécurisées pour un monde plus intelligent. Mais, lorsqu'il s'agit de ses propres programmes de reporting et de conformité, la connectivité n'est probablement pas le premier mot qui lui vient à l'esprit.

En fait, Trevor Harris se souvient avoir vu sa première démonstration de la façon dont la plateforme de reporting et de conformité connectée Workiva pouvait simplifier le processus global Sarbanes-Oxley (SOX).

“I think my group controller said, ‘You can stop drooling now,’” said Trevor, a U.S.-based SOX manager for NXP Semiconductors. “There were many times a light bulb went off in my head and said, ‘Yes, this would be great. This would reduce my workload.’”

Maintenant que la plateforme Workiva alimente un certain nombre de ses processus essentiels aux missions, l'entreprise permet à son back-office de connecter en toute sécurité l'ensemble de son environnement de reporting financier et de conformité. 

Convaincre une nouvelle équipe pour le reporting SEC

NXP a commencé par utiliser Workiva pour déposer ses rapports externes auprès de la Securities and Exchange Commission des États-Unis.

Previously, NXP's SEC reporting team manually checked Word documents with embedded Excel tables. Incorporating late changes throughout an SEC filing could be stressful, to say the least. 

Le contrôleur de gestion d'entreprise adjoint, Bryan Moiles, basé aux Pays-Bas, a pu constater les résultats de l'utilisation de Workiva dans une entreprise où il travaillait précédemment, basée dans la Silicon Valley, et s'est fait le défenseur de la plateforme cloud pour NXP. Après avoir contribué à proposer Workiva à l'équipe chargée du reporting SEC chez NXP :

• Les utilisateurs disposant des autorisations nécessaires peuvent extraire des données, créer des rapports et gérer les certifications en temps réel, de sorte que chacun travaille à partir de la version la plus récente 
• Les équipes peuvent connecter des données sources à plusieurs rapports, sur des centaines d'instances, pour des raisons de cohérence 
• Une piste d'audit permet de savoir automatiquement qui a apporté des modifications et à quel moment
• Une fonction de commentaire permet de connaître les questions des évaluateurs et la manière dont elles ont été résolues, le tout au sein de la plateforme

“Having that one source of truth has been key for us. That’s an instant time-savings right there,” Bryan said

C'est particulièrement utile lorsque vous travaillez avec des collègues dans le monde entier.

“The concept of the connected solution is a big deal for us and allows me to run a 24-hour clock, and I don’t have to worry about a version issue,” Bryan said.

Renforcer le processus SOX grâce à Workiva 

NXP a auparavant géré la conformité à la loi SOX avec un système tiers qui était rigide et difficile à maintenir, a déclaré Trevor. 

“It wasted so much time,” he said. “At the end of the quarter, there were a lot of things that would break down. I would have to work until midnight on responding to emails in Asia and then wake up at 6:00 a.m. to deal with the emails I would get from Europe.”

NXP a commencé à utiliser la plateforme Workiva pour gérer la conformité à la loi SOX, notamment les certifications. En général, l'équipe de Trevor envoie 70 à 80 demandes de certification par trimestre. 

« Je pense que c'est la première fois au cours de mes trois années de certification que nous avons fait signer tous ces documents avant leur échéance », a-t-il expliqué, en ajoutant qu'un vice-président principal en charge des ventes mondiales a terminé la tâche au sein de la plateforme Workiva avec peu ou pas de formation. 

Avec Workiva, son équipe a créé un rapport personnalisé sur les informations fournies par l'entité (IPE), les contrôles associés, qui a établi la dernière norme et quand. 

Révolutionner la façon dont les équipes travaillent

Avec le passage de la déclaration en tant qu'émetteur privé étranger (FPI) à un déclarant national américain, Workiva aide NXP à respecter les délais de production de nouveaux documents tout en remplissant une série réglementaire d'états financiers pour les juridictions locales.

NXP has extended the use of Workiva beyond a single team and has even greater ambitions for the future. “I have all kinds of ideas,” Bryan said. “It’s just going to be about holding back, taking steps, and not trying to get everything done at once.”

Prochaine étape : socialiser les avantages de Workiva avec des collègues de planification et d'analyse d'entreprise.

“What we’re doing will feed right into their processes and then save a lot of administrative time, so they can do things that add value—the analysis—as opposed to data entry,” Bryan said.

Bryan a annoncé que Workiva contribuerait à maintenir l'engagement des employés de NXP soucieux de leur carrière.

“If I can reduce administrative work so that our people can focus on other areas that add value and allow the team to develop, that’s the ultimate goal for me. Whether it’s reading other filings, looking at best practices, or reinventing processes to save time overall, they are becoming more of a business partner,” Bryan said.

“If you really want to revolutionise how you do finance and accounting—your reporting, your risk analysis and start drilling into automation as well—I would look at the Workiva suite of products and their partnerships,” Trevor said.

Word et Excel sont des marques déposées de Microsoft Inc. aux États-Unis et/ou dans les autres pays.