Telefónica a transformé son cycle de reporting grâce à Workiva | Workiva

En tant que l'une des plus grandes entreprises de télécommunications au monde, Telefónica a pour mission de fournir une technologie simple et utile qui connecte les gens aux choses dont ils ont besoin et qu'ils aiment.

Basée en Espagne, mais cotée sur plusieurs marchés boursiers à travers le monde, y compris les bourses de Madrid et de New York, Telefónica est confrontée au défi de remplir de multiples exigences réglementaires et de dépôt. 

Lorsque la SEC a annoncé en 2017 que les émetteurs privés étrangers devraient se conformer à ses exigences en matière de balises XBRL^®, Kiko González Barrajón, responsable des rapports consolidés chez Telefónica, a réalisé que ce mandat présentait de nouveaux risques, mais aussi de nouvelles opportunités.

« Au départ, nous voulions simplement trouver une solution pour répondre aux exigences de dépôt avec du contenu iXBRL, c'est pourquoi nous ne cherchions pas vraiment à modifier notre processus », a déclaré Kiko. « Nous avions toutefois un outil, mais nous avons découvert qu'il n'était pas aussi efficace ou précieux pour toute l'équipe de reporting qu'une solution cloud. » Ainsi, après avoir effectué une analyse approfondie, nous avons décidé non seulement de trouver une solution qui nous aiderait à répondre aux nouvelles exigences en matière de déclaration, mais aussi d'utiliser cette solution pour améliorer notre processus de reporting. »

Après avoir assisté à une démonstration de la plateforme Workiva, Kiko a été convaincu qu'elle constituait la solution qui les aiderait à atteindre leurs objectifs.

Un démarrage rapide

L'un des aspects les plus appréciés de la plateforme Workiva fut sa facilité de démarrage.

« La plateforme est vraiment facile à utiliser », a déclaré Kiko. « Nous avons eu une courte session de formation, puis les équipes ont été opérationnelles très rapidement. »

Et les améliorations apportées au processus de reporting allaient bientôt suivre.

« Nous avons grandement modifié notre processus, sans avoir à consacrer beaucoup de temps à la mise en œuvre de ces changements », a-t-il déclaré. « Nous avons immédiatement constaté que tout était plus rapide dans notre processus. Il était clair qu'il s'agissait de la bonne décision. »

Quelques mois seulement après avoir commencé à utiliser Workiva, Telefónica a déposé sa déclaration auprès de la SEC le 22 février—plus d'un mois plus tôt que les années précédentes.

Des déclarations cohérentes

Telefónica doit non seulement satisfaire aux exigences de la SEC en matière de rapports électroniques, mais aussi, pour ses comptes 2020, à celle du reporting électronique harmonisé européen (ESEF). 

Grâce à Workiva, Telefónica est en mesure de gérer le même contenu pour ses dépôts SEC et ESEF sur une seule et même plateforme. Cela lui permet de mieux contrôler l'ensemble du processus, car beaucoup d'informations sont partagées entre ces documents. De plus, l'utilisation d'une seule plateforme permet à Telefónica de mieux gérer les exigences XBRL et de réduire les doublons inutiles.

L'entreprise est en mesure de maintenir la cohérence des déclarations en créant une source unique de vérité pour ses données, puis en les reliant aux documents requis par les différents régulateurs en espagnol et en anglais. 

Lorsque les données sont mises à jour à la source, elles sont automatiquement reportées dans tous les rapports—un gain de temps d'autant plus considérable que Telefónica compte plus de 160 000 instances liées dans ses documents, feuilles de calcul et présentations.

Et même si le format des chiffres dans les rapports est différent, la plateforme le met automatiquement à jour correctement, de sorte que l'équipe n'a pas besoin d'ajuster manuellement chaque instance individuelle.  

«Auparavant, il fallait beaucoup de travail manuel pour manipuler les données dans tous les rapports. Maintenant, j'ai plus de confiance quand je dois faire un changement de dernière minute, car je sais que les chiffres seront les mêmes. C'est vraiment important car nous travaillons avec plusieurs documents en parallèle », a déclaré Kiko. «Avoir cette seule source de vérité fait une grande différence.»

Fini les goulots d'étranglement

Étant donné que plus de 100 personnes peuvent travailler sur les rapports annuels de Telefónica, la collaboration est essentielle. Avec Workiva, tous les membres de ces équipes peuvent collaborer en temps réel—plusieurs personnes peuvent accéder simultanément au même document, et les modifications apparaissent au fil de l'eau.

« Auparavant, nous étions confrontés à des goulots d'étranglement, car nous devions attendre que chaque personne termine son travail avant de pouvoir accéder au document ou à la présentation », a expliqué Kiko. « Maintenant, nous pouvons tous travailler sur le rapport en même temps, et contrôler qui peut accéder à chaque partie du document et la modifier. »

En outre, Telefónica n'utilise pas Workiva uniquement pour ses rapports annuels européens et ceux de la SEC. Elle se sert également de la plateforme pour préparer une présentation mensuelle au directeur financier, un rapport trimestriel à son comité d'audit, et l'équipe chargée des relations avec les investisseurs (RI) dispose de son propre espace de travail dans la plateforme qu'elle peut utiliser pour répondre à ses besoins de communication. 

« Auparavant, nous devions communiquer beaucoup d'informations à l'équipe RI qui copiait et collait les données dans différentes présentations en espagnol et en anglais », a-t-il déclaré. « Maintenant, tout ce dont elle a besoin se trouve dans la plateforme. Il est tellement plus facile de mettre à jour les présentations à chaque période, et cela permet de gagner beaucoup de temps. »

XBRL^® est une marque déposée de XBRL International, Inc. Tous droits réservés. Les normes XBRL^® sont ouvertes et librement concédées sous licence par le biais du contrat de licence international XBRL.