Le premier à franchir la ligne d'arrivée : comment Workiva a propulsé le rapport annuel inaugural de JDE Peet's

Les géants du café Jacobs Douwe Egberts et Peet's Coffee ont fusionné en 2019, créant ainsi JDE Peet's : la première entreprise pure-play de café et de thé au monde. Si 2019 a été une grande année, 2020 l'a été encore plus.

Au cours d'une année de perturbations pour les entreprises, JDE Peet's a continué à faire couler le café jusqu'à Euronext Amsterdam.

Un jour après la réussite de l'introduction en Bourse en mai 2020, l'équipe interfonctionnelle s'est (virtuellement) réunie avec Workiva pour préparer son premier dépôt de reporting électronique harmonisé européen (ESEF). Le mandat de l'Autorité européenne des marchés financiers (AEMF) ne devait pas entrer en vigueur avant 2022, mais l'équipe tenait à prendre de l'avance.

Leurs préparatifs ont porté leurs fruits—en grande partie grâce à des outils de collaboration numérique comme Workiva, qui leur ont permis de rester en contact même pendant les périodes de confinement appliquées dans le monde entier. Non seulement leur première déclaration ESEF était entièrement conforme, mais elle a également été déposée en avance.

L'équipe de Mikko était chargée de faciliter la préparation des états financiers en sollicitant les divers services de l'entreprise, ce qui constituait la majorité du rapport annuel final de plus de 200 pages. Bien qu'elle ait dû faire face aux pressions régulières du reporting mensuel tout en gérant les obstacles à la communication qui lui ont été imposés pendant la pandémie, et alors que le monde financier avait les yeux rivés sur l'introduction en Bourse, l'équipe a tenu à déposer son dossier avant la date prévue.

Le défi

Avant de commencer avec Workiva, l'équipe de JDE Peet's utilisait des fichiers Word^® et Excel^® pour gérer ses informations. Il n'était pas rare qu'il y ait jusqu'à 17 versions de chaque fichier, ce qui compliquait la génération de données cohérentes et conduisait l'équipe à passer des heures à examiner et rapprocher les données. En outre, comme l'entreprise venait de fusionner et d'entrer en Bourse, ses équipes savaient qu'elles devaient gérer plus de reporting, de vagues de nouvelles données et de définitions, et que des cycles d'approbation supplémentaires seraient nécessaires. Elles étaient conscientes qu'elles devaient transformer leurs processus de reporting.

Selon Mikko, leur ancien processus présentait trop de risques. « Le contrôle des versions était un vrai problème pour nous, tout comme la création d'états financiers dans Word qui, soyons honnêtes, n'avaient pas l'air très ordonnés. Il était pénible et chronophage de s'assurer que les formules étaient correctes et que les données étaient arrondies dans certains pieds de page. Il en était de même pour relier et rapprocher les chiffres des états financiers principaux dans les notes d'information. Nous devions auparavant imprimer des documents et travailler sur papier—cela ne fonctionnait pas et ne convenait pas pour l'ESEF. »

En 2019, JDE Peet's a commencé à utiliser la plateforme Workiva pour ses états financiers. L'entreprise a ainsi résolu ses problèmes d'incohérence de données et de contrôle des versions.

De nouveaux défis sont ensuite apparus après l'entrée en Bourse de la société. Sachant que JDE Peet's devrait un jour se conformer à l'ESEF, Mikko était impatient de comprendre et de résoudre ces problèmes au plus tôt. Premièrement, il y avait des défis techniques associés à l'obtention de la conformité ESEF : le rapport final devait introduire les balises XBRL, garantir la validité de toutes les balises et être lisible au format XHTML. Deuxièmement, cette fusion a fait naître des défis qu'il fallait relever. JDE Peet's avait besoin de fusionner ses informations de reporting sur plusieurs systèmes et d'établir une source unique de vérité pour l'ensemble des données.

Après avoir vu comment la plateforme pouvait simplifier le travail, réduire les risques, augmenter l'efficacité et améliorer la transparence, Mikko a décidé d'utiliser la plateforme Workiva pour le premier dépôt ESEF de JDE Peet. « La plateforme est vraiment facile à utiliser. J'ai immédiatement constaté les avantages pour l'équipe. Elle fonctionne comme d'autres programmes, tels que Word et Excel, auxquels nous sommes habitués, mais avec une seule source de vérité pour les données. »

De nouvelles complexités exigeaient une solution simple

Soucieuse des exigences techniques uniques de l'organisation, l'équipe chargée des réussites des clients de Workiva a collaboré avec JDE Peet's et son partenaire de services gérés pour assurer la mise en œuvre fluide de la solution ESEF de Workiva.

L'équipe a facilement fusionné toutes les données de reporting—y compris celles des anciens systèmes—au sein d'un espace de travail centralisé et s'est assurée que toutes les données financières étaient automatiquement mises à jour dans la bonne devise. Workiva fournissant l'espace de travail principal pour la préparation des rapports, toutes les données ont pu être reliées à l'ensemble des documents pour en assurer la cohérence.

Mikko raconte comment la plateforme Workiva a apporté son aide. « Auparavant, nous devions mettre à jour manuellement les fichiers Excel pour chaque période. Avec la plateforme Workiva, nous avons téléchargé les fichiers et tout était lié. Nous savons maintenant que si nous arrondissons quelque chose quelque part, cela est arrondi partout—de nos états financiers aux communiqués de presse. Par ailleurs, l'automatisation de la plateforme nous fait gagner beaucoup de temps et nous permet d'éviter un grand nombre d'erreurs. Chaque mise à jour impliquant diverses données de reporting n'a pris que quelques minutes. Avant cela, cela nous aurait pris des heures. »

L'équipe chargée des réussites des clients a également travaillé avec JDE Peet's pour mettre en place les balises XBRL. « Ils nous ont formés pour que nous sachions exactement comment cela fonctionnait et ce que nous devions faire. Ils nous ont également aidés à créer la première version et nous ont permis de nous assurer que tous les concepts étaient correctement balisés. » Et comme la plateforme Workiva permet une conversion facile en XHTML, JDE Peet's a pu créer et migrer son rapport dans le même environnement centralisé. Cette initiative a permis de réduire les risques, de garantir la conformité et de faciliter la vie de toutes les personnes impliquées dans le processus de reporting. 

La cohérence est essentielle

En utilisant Workiva pour prendre en charge son processus de reporting de bout en bout, JDE Peet's est en mesure de relier les données de tous les documents pour en assurer la cohérence, collaborer facilement, de répondre en toute confiance aux exigences des balises XBRL et atteindre une conformité et une assurance totales.

C'est cette certitude qui est la plus marquante pour Mikko. « Cela fait du bien d'avoir déposé notre premier rapport en avance. L'année prochaine ne présentera aucune difficulté—s'il n'y a pas de changements significatifs dans nos états financiers principaux, je ne pense pas qu'il nous faudra plus d'une heure pour assurer la conformité avec le mandat ESEF. »

Si vous préparez votre premier rapport ESEF et que vous souhaitez pérenniser l'ensemble de votre processus de reporting de bout en bout, découvrez ce que Workiva pourrait apporter à votre entreprise.

Avec un dernier avis de Mikko : « Nous avons réussi parce que nous étions préparés à l'avance. Si je devais changer quelque chose, ce serait d'impliquer également l'auditeur à un stade précoce. Ce faisant, en travaillant avec une plateforme comme Workiva, la gestion de l'ESEF ne devrait pas s'avérer trop complexe. »