Disconnected Challenges
Le processus de reporting de TomTom demandait un travail manuel trop important, qui impactait la capacité de l’équipe de reporting à analyser correctement les données et à apporter de la valeur pour l’entreprise.
Résultats
- Le reporting externe a considérablement gagné en rapidité et en précision
- Ce cycle de reporting a été l’un des plus rapides, et ce, même si tous les membres de l’équipe travaillaient à distance en raison de la pandémie de Covid-19
- L’équipe maîtrise le processus, car elle a pleinement confiance dans les informations qui figurent dans le reporting
Pourquoi ils ont choisi Workiva
- La possibilité de connecter les données et la narration dans les documents, les feuilles de calcul et les présentations a éliminé les processus manuels inefficaces
- Créé une source unique de vérité pour leurs données, leur offrant une plus grande transparence et précision de leurs rapports
- Tous les utilisateurs peuvent collaborer en temps réel sur la plate-forme, y compris l'édition, les commentaires et la révision
Solutions Workiva
- Reporting ESEF
- Reporting financier
Dans l’univers des technologies de localisation, les GPS et les applications de navigation favorisent une mobilité plus libre, sûre et efficace.
Cette efficacité s’invite-t-elle aussi dans le reporting financier ? Pas toujours. Certains processus de reporting tendent à emprunter des chemins pittoresques plutôt que les routes les plus directes.
TomTom, l’un des principaux spécialistes indépendants de la localisation, développe des technologies pour un monde en perpétuel mouvement.
Quand Megan Daniell a rejoint TomTom au poste de responsable du reporting financier externe, elle a entrepris de mettre le processus de reporting financier sur de bons rails.
Megan reconnait que le quotidien était frustrant. « J’aime la comptabilité technique et les sujets comptables complexes, mais je consacrais trop de temps aux tâches manuelles car rien n’était automatisé. J’allais chercher un chiffre dans un système, puis j’ouvrais un document Word® dans lequel je le transcrivais et je faisais de même avec un Excel® et une présentation. »
« Lorsqu’un changement survenait, je devais tout reprendre, mettre chaque donnée à jour, recalculer et vérifier de nouveau les chiffres. C’était assez répétitif. »
Il était temps que l’équipe de TomTom reprenne les commandes.
Ce cycle de reporting a été l’un des plus rapides, et ce, malgré la crise du Covid-19
TomTom a commencé à utiliser Workiva fin 2018 pour le reporting trimestriel et annuel, avec des résultats remarquables.
« La rapidité et la précision avec laquelle nous avons pu transmettre les données financières se sont considérablement améliorées grâce à Workiva », souligne Megan.
La pandémie de Covid-19 n’a pas ralenti l’équipe, alors même que tous ses membres travaillaient à distance.
« Notre premier reporting financier, en avril 2020, est une preuve indéniable que Workiva fait la différence, précise Megan. Ce cycle de reporting a compté parmi les plus rapides, même si toute l’équipe travaillait à distance en raison de la pandémie de Covid-19. Nous avons pu boucler avant la date butoir sans y consacrer un temps excessif. »
« Nous étions tellement contents de ne pas devoir changer nos processus. En outre, nous avons pu communiquer les informations en temps voulu sans difficulté. Nous n’aurions jamais pu faire ça sans l’aide de Workiva. »
TomTom, dont le reporting 2019 est maintenant finalisé, s’apprête à lancer le projet ESEF avec Workiva au cours des deux prochains trimestres.
De nouveau aux commandes
La plateforme Workiva regroupe les données de TomTom en une unique source fiable. Ainsi, Megan est certaine que toutes les informations contenues dans les documents, les feuilles de calcul et les présentations sont correctes.
« Ce que j’apprécie le plus avec la plateforme Workiva, c’est ce sentiment de maîtrise, explique Megan. Je suis en mesure de faire mon travail sans passer mon temps à copier-coller des données, une tâche qui ne constitue pas un usage efficace de mon temps ni de mes compétences. »
L’économie de temps réalisée en connectant les données chiffrées dans l'ensemble des rapports est conséquente.
« Dès qu’un chiffre est mis à jour, il est propagé automatiquement dans tout le document pour chacune des parties liées. C’est très pratique, souligne Megan. En plus, tout le monde peut modifier le document en même temps, consulter l’ensemble des révisions et générer des versions annotées. Que demander de plus ! »
Privilégier le cœur de métier
Megan aime pouvoir interagir avec les gens et faire parler les chiffres. Avec Workiva, elle a enfin plus de temps pour analyser les données sous un angle comptable.
« Je ne passe plus mon temps à vérifier si les chiffres sont bien reportés dans cinq documents différents. J’ai l’esprit tranquille sur cet aspect, se réjouit-elle. Je peux prendre du recul, examiner les informations et en discuter en détail avec quelqu’un, au lieu de passer mon temps à vérifier que les chiffres ou le format sont corrects. C’est le jour et la nuit. Ça me permet de me concentrer sur des missions plus essentielles. »
Workiva, dont les effets se font sentir jour après jour, a permis à Megan et à l’équipe de reporting de se hisser au rang de partenaire à même d’apporter de la valeur pour TomTom.
« Workiva a renforcé mon engagement en tant qu’employée et m’aide à tirer davantage de satisfaction de mon travail. »
L’horizon s’annonce radieux pour Megan et l’équipe de reporting financier de TomTom.
Word et Excel sont des marques déposées de Microsoft Inc. aux États-Unis et/ou dans les autres pays.
Ressources associées
Green Quadrant de Verdantix : Logiciel de reporting ESG et de gestion des données
Le cabinet d'études indépendant Verdantix a désigné Workiva comme responsable de son premier Green Quadrant de logiciel de rapport et de gestion de données ESG (Environmental, Social and Governance).